1、落實責任到人

公路工程檔案是高速公路建設(shè)過程的重要依據(jù)，因此我們高度重視，把工程檔案工作作為項目建設(shè)的一項重要任務(wù)來對待來對待，嚴格按照集團公司有關(guān)要求進行檔案管理，嚴格制定各類檔案管理制度，并對項目檔案管理實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、責任到人”的行業(yè)管理模式。

具體工作中，我們從三個方面入手，實施工程檔案責任到人。一是抓領(lǐng)導。我們成立了檔案管理小組，指定一位負責人分管此項工作，全面負責項目檔案工作的指揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查等各項工作。工程項目開工前，我們就要求項目部各部門落實專職檔案管理人員，專門負責項目檔案收集管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題，跟蹤資料形成。工程建設(shè)中，我們多次召開由項目負責人、工地一線人員、檔案管理人員參加的項目檔案資料會議，及時解決檔案工作中的有關(guān)問題，有力地保證了檔案工作的順利進行。二是抓協(xié)調(diào)，積極爭取設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的支持與配合，檔案材料收集、整理過程遇到的各種問題，我們積極協(xié)調(diào)，盡快解決，對各個管理部門對檔案工作的檢查要求認真落實。三是抓責任制，全方位調(diào)動搞好項目檔案的積極性。為切實加強對工程檔案管理的有效控制，我們從強化責任制考核入手，將工程內(nèi)業(yè)資料及檔案收集納入項目部各部門職責和有關(guān)人員的崗位職責范圍，確定責任指標，嚴格考核。各單位和有關(guān)人員都要按崗位責任制和上級有關(guān)規(guī)定，做好工程文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。

2、堅持檔案與工程建設(shè)同步

檔案工作與高速公路工程建設(shè)同步，是項目檔案管理的關(guān)鍵措施。

工作中，從項目的前期準備工作到工程竣工各個環(huán)節(jié)的文件資料、圖紙，都按規(guī)定進行了收集、整理、歸檔，確保了項目檔案的完整性、準確性。在工程開工時首先要了解工程單元劃分表，確定好項目的單位、分部、分項工程，根據(jù)各分項或分部工程施工過程確定資料歸檔順序，從而確保項目檔案的原始性、準確性和時效性。在每月一次的工程檢查過程中，我們都有工程檔案人員參與，把工程檔案管理情況與工程質(zhì)量管理工作同布置、同考核，形成責任明確、管理嚴格的目標管理體系。項目文件資料的形成、積累、整理與歸檔的基本情況是：在工程施工過程中，收發(fā)文件由本合同段項目部辦公室存放；各工序的檢驗報告由施工現(xiàn)場相關(guān)技術(shù)人員負責填寫，并報監(jiān)理簽字；相關(guān)試驗資料由試驗室負責完成；施工進度計劃、統(tǒng)計報表、工程計量等內(nèi)容由計劃合同部編寫，監(jiān)理簽字把關(guān)。

在工程項目勞務(wù)招標的同時，我們就把工程檔案收集管理的要求作為其中的內(nèi)容，對文件材料的形成、運行、積累、歸檔等在勞務(wù)招標合同中都提出了明確要求。

我們嚴格按照“統(tǒng)一管理”的要求，及時對竣工資料集中統(tǒng)一保管，按照統(tǒng)一要求裝訂成冊，立卷歸檔，實行集中統(tǒng)一管理，確保了檔案資料的完整性。

3、確保工程檔案質(zhì)量

實際操作中，我們通過召開由項目負責人、工程人員、檔案人員參加的檔案工作專題會議，多次研究，規(guī)定了竣工文件的歸檔要求，從工程項目文件圖紙、原始記錄、填寫要求到文件材料的排列、案卷的編目、資料內(nèi)容都作了明確規(guī)定，保證了檔案形成質(zhì)量。工程建設(shè)過程中，要求檔案人員到現(xiàn)場隨時了解工程進度和現(xiàn)場施工文件材料形成積累情況，并協(xié)同工程技術(shù)人員在抓好工程質(zhì)量的同時，嚴格把好各項施工階段中形成的所有工程技術(shù)資料的質(zhì)量關(guān)，對每一道工序，每一個工程部位，每一個分項工程形成的各種原始記錄和試驗數(shù)據(jù)認真審查落實，完善簽字手續(xù)，并定期進行檢查、抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決，直到符合標準為止。在竣工圖的編制上，完全按原設(shè)計圖紙施工、設(shè)計沒有變化的工程，利用原設(shè)計圖紙；對實際施工與原設(shè)計圖不符及變更設(shè)計的各項工程按竣工數(shù)據(jù)重新繪制竣工圖，并保持與原設(shè)計圖比例、圖幅一致，這樣便于完整、準確、全面反映工程實際竣工情況，確保了竣工圖的編制質(zhì)量。

（五）全程跟蹤，同步收集聲像檔案資料

對于重點工程和隱蔽工程，我們在施工過程中注重收集影像資料特別是主要工序的施工工藝、隱蔽工程施工過程、領(lǐng)導視察工地等主要活動，我們都進行了照相，并存入光盤進行永久保存。

（六）加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，不斷提高檔案管理水平

積極參加各級管理部門及業(yè)主組織的檔案業(yè)務(wù)培訓，認真學習公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法，使檔案管理人員對竣工資料整理的細節(jié)都有了清晰的認識，促進了檔案管理工作水平的不斷提高。