某物業(yè)服務(wù)公司運(yùn)營物資采購流程管理制度(物業(yè)公司物品采購制度)
一、目的
為了提高資金使用效率,降低采購成本,同時(shí)提高公司采購效率,能及時(shí)購買各項(xiàng)目所需物資、設(shè)備,進(jìn)而保障各項(xiàng)目工作正常運(yùn)行,保證公司利益,特制訂本制度。
二、適用范圍
用于物業(yè)管理項(xiàng)目中物業(yè)服務(wù)和工程維修的專項(xiàng)物資,維修材料、維修工具、消防、保安、保潔、綠化相關(guān)部門所需物資,以及其他未涉及的物資采購。
三、職責(zé)
(一)名譽(yù)總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各類物資采購合同、各類物資采購申請,如《年度物資采購計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》、《月度物資采購計(jì)劃》、《月度設(shè)施維保和增加申請表》、《應(yīng)急物資采購申請表》、《預(yù)算外物資采購申請表》的采購申請審批;
(二)各區(qū)域總經(jīng)理負(fù)責(zé)(一)中所列項(xiàng)目的報(bào)銷審核,對報(bào)銷的金額、物品與申請單的相符性負(fù)責(zé);
(三)各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)物資采購、設(shè)備設(shè)施維修和增加的申請,負(fù)責(zé)現(xiàn)場所需物資、設(shè)備設(shè)施的進(jìn)場驗(yàn)收、分發(fā)、庫房管理、建立物資入庫臺賬,并定期辦理付款手續(xù);
(四)工程管理部為物資采購定價(jià)的主管部門,負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)(比價(jià))工作流程和工作規(guī)范、設(shè)備采購招標(biāo)和比質(zhì)比價(jià),實(shí)施采購;
(五)綜合管理部對各項(xiàng)目采購計(jì)劃信息匯集、核對報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審簽;
(六)品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督采購招標(biāo)、比質(zhì)比價(jià)過程,審定合格供方選定結(jié)果,品質(zhì)管理部對工程管理部比質(zhì)比價(jià)信息進(jìn)行檢查驗(yàn)證,對實(shí)施采購、維保驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督;
(七)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目物資采購、設(shè)備設(shè)施維保和增加的申請進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算監(jiān)控,并審核費(fèi)用報(bào)銷是否符合財(cái)務(wù)管理制度;
(八) 品質(zhì)管理部根據(jù)《年度物資采購計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》和《月度物資采購審核表》和《月度設(shè)備設(shè)施維保和增加審核表》等對項(xiàng)目采購物品類別登記臺帳、采購單據(jù)進(jìn)行抽檢核對;
四、原則
根據(jù)需采購物資的性質(zhì),制定年度物資采購計(jì)劃,在不突破年度物資采購計(jì)劃的原則下,工程管理部實(shí)施采購。
1、各項(xiàng)目于每年12月15日前按照上一年度物品實(shí)際使用情況以及年度工作計(jì)劃,提出下一年度《年度物資采購計(jì)劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》。
2、品質(zhì)管理部將會同工程管理部對各使用部門上報(bào)的《年度物資采購計(jì)劃》與《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》進(jìn)行審核,在每年12月底前確定合理性,并報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批;
3、各部門每月25號填寫《月度物資采購審核表》需與《年度物資采購計(jì)劃》方案相符合,《月度設(shè)備設(shè)施年度維保計(jì)劃》同理。
4、各部門每月25號根據(jù)年度物資采購計(jì)劃、實(shí)際庫存量是否符合月度工作計(jì)劃,提出《預(yù)算外物資采購申請表》。
(二)應(yīng)急、預(yù)算外物資采購原則
1、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購為月度物資采購計(jì)劃之外,因設(shè)施、設(shè)備的故障需及時(shí)組織搶修、公司臨時(shí)發(fā)生的重大活動所需物品以及因工作計(jì)劃的變化產(chǎn)生的采購行為填寫《應(yīng)急物資采購申請表》和《預(yù)算外物資采購申請表》。
2、每月應(yīng)急、預(yù)算外物資采購額度不得超過每月正常預(yù)算額度的15%。連續(xù)兩個(gè)月超出每月正常預(yù)算額度的10%,則對所在單位(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人扣罰當(dāng)月工資2000元。
3、應(yīng)急、預(yù)算外物資采購物資前需先告知名譽(yù)總經(jīng)理。
五、采購申報(bào)流程
(一)、《年度物資采購計(jì)劃》、《年度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加計(jì)劃》方案:
由項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人提出書面采購計(jì)劃方案,項(xiàng)目經(jīng)理匯總審核提交到區(qū)域總經(jīng)理,區(qū)域總經(jīng)理每年12月15日前審核完畢報(bào)公司綜合管理部匯總,綜合管理部匯總完畢報(bào)公司工程管理部、品質(zhì)管理部審核,簽字認(rèn)可后于12月底報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過,綜合管理部分類回復(fù)各項(xiàng)目,同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。
(二)、月度物資采購、月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加:
由項(xiàng)目各部門負(fù)責(zé)人每月25號填寫《月度物資采購審核表》、《月度設(shè)備設(shè)施年度維保和增加申請表》。項(xiàng)目經(jīng)理匯總審核提交書面采購申請到區(qū)域總經(jīng)理,區(qū)域總經(jīng)理每月29日前審核完畢報(bào)公司綜合管理部匯總,每月3日前工程管理部審核完畢交公司綜合管理部,綜合管理部匯總整理報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理進(jìn)行審批。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過,綜合管理部分類回復(fù)到各項(xiàng)目,同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。
(三)、應(yīng)急物資采購:
由項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目經(jīng)理向區(qū)域總經(jīng)理匯報(bào),區(qū)域總經(jīng)理將處理方案和所需采購物資方案,直接報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理,名譽(yù)總經(jīng)理審批同意,交由工程管理部緊急采購、組織維修。申報(bào)項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)人將簽《應(yīng)急物資采購申請表》補(bǔ)簽到區(qū)域總經(jīng)理后報(bào)綜合管理部,綜合管理部匯總報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理簽字。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過,綜合管理部分類回復(fù)到各項(xiàng)目,同時(shí)在品質(zhì)管理部備案。
(四)物資入庫
采購回來的物資由提出采購計(jì)劃的部門負(fù)責(zé)人等驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后交庫管員辦理入庫手續(xù)并填寫物資入庫單,建立物資入庫臺賬。
(五)物資領(lǐng)用
物資采購入庫后,庫管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門領(lǐng)用物資,建立物資出庫領(lǐng)用單,做好登記,建立物資出庫臺賬。
(六)報(bào)銷
在驗(yàn)收合格無誤的物資采購入庫后的原則下,申請采購人員以《費(fèi)用報(bào)銷單》的形式向公司財(cái)務(wù)管理部提出報(bào)銷申請,并附上經(jīng)審批完成的相關(guān)表格、及相應(yīng)正規(guī)發(fā)票,在與采購計(jì)劃方案相一致的情況下,無需名譽(yù)總經(jīng)再審批簽字,區(qū)域總經(jīng)理簽批;如與采購計(jì)劃方案出現(xiàn)出入,則需要通過相關(guān)人員、部門予以審核、審核后分類匯總完畢后交綜合管理部,綜合管理部報(bào)名譽(yù)總經(jīng)理。名譽(yù)總經(jīng)理審批通過,綜合管理交還各物資采購部門。