9. [項目全過程]招標采購及合同咨詢管理

9.1. 一般規(guī)定

9.1.1. （定義概述）工程咨詢單位應進行或協(xié)助建設單位以合同為主線對項目工程、貨物或服務或EPC總承包或特許經(jīng)營等合同進行①簽訂前的招標采購管理與②合同簽訂后的合同履約管理。

1.[全過程咨詢管理]機構應協(xié)助建設單位建立健全項目招標采購管理及合同履約管理體系。根據(jù)全過程咨詢服務大綱、設計文件，設立專門機構或專職崗位，制訂采購管理和合同管理制度和程序，對合同實行分類管理；明確參建方合同責任，明確職責與分工。對各類合同進行跟蹤管理，檢查各參建方執(zhí)行合同的情況，并向建設單位匯報。

9.1.2. （咨詢目標要求）應根據(jù)法律法規(guī)及建設單位要求，選擇具有相應能力和資質的質量優(yōu)質承包方或服務提供商；通過合約確定建設產(chǎn)品和服務的功能、規(guī)模、標準、投資、完成時間等，并明確雙方的責權利；協(xié)調合同履約與工程建設目標相匹配，確保項目建設有序進行。

9.1.3. （咨詢管理任務）項目[全過程咨詢管理]機構[招標采購及合同管理]主要工作：

1）（機構人員）設立專門機構或人員。

2）（管理體系）應進行項目合同體系規(guī)劃、合同的策劃，對合同實行分類管理，建立管理制度，明確管理責任，規(guī)范管理程序，確保合同訂立和履約過程的合規(guī)性。

3）建立招標采購管理制度，確定流程和方式。

4）（招標文件）統(tǒng)一招標采購標準。確定合同結構、發(fā)包界面及發(fā)包方式，擬定《招標文件》、技術標準、審核工程量清單或招標控制價等文件。

5）（招標投標）組織投標單位考察，參加資格預審，參與發(fā)標、投標、開標、評標活動，組織起草和審核合同、談判及簽訂工作，辦理合同備案、報[建設單位]審批后實施。

6）（合同履行）制定合同管理制度，如合同評審會簽制度、合同交底制度、合同文件資料歸檔保管制度等。督促項目各參建方嚴格履行合同義務、評審記錄。

7）（重點監(jiān)控）應對特殊產(chǎn)品和服務的供應商進行實地考察、重點監(jiān)控。

8）（增值服務）按咨詢管理服務合同提供[招標采購]部門提供增值服務，例如，提供法律咨詢、履約合同的評審及準則、供應商關系管理、電子交易平臺業(yè)務運維等。

9）借鑒國際先進經(jīng)驗，加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的合同管理體系和辦法。

9.1.4. （原則）在項目采購、合同談判、合同控制和處理索賠問題時，應綜合考慮項目整體目標的實現(xiàn)。

1.招標采購應遵循有利于充分競爭、控制造價、滿足項目建設要求以及招投標工作順利有序進行的原則。同時應體現(xiàn)出透明、充分競爭、擇優(yōu)中標、廉潔奉公、保密、可追溯等具體的要求。

2.招標采購文件要“詳定義，細評審，強擔保，最低評標價中標”的原則。

2.[招標采購及合同]部門應與其它部門應協(xié)同工作，包括[招標采購及合同]部門進行招標采購的策劃、計劃、制度、流程、內容和方法，[法務部門]協(xié)同合同法務條款管理，[投資及造價控制]部門協(xié)同工程商務方面控制，[設計咨詢]部門協(xié)同項目技術控制，[工程監(jiān)理]部門協(xié)同施工管理策劃內容等。

9.1.5. （咨詢管理策劃）在擬編項目《合同分解規(guī)劃》后，[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應向建設單位提出《項目招標采購及合同咨詢管理規(guī)劃》。[招標采購及合同經(jīng)理]應當參與[全過程咨詢管理]項目的策劃，協(xié)助進行《項目總進度計劃》的制定、招標采購內容、合同劃分、招標采購方式或發(fā)包方式以及招標進度計劃的制定。并報建設單位的批準。

9.1.6. （項目招標采購方案）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]依據(jù)有關法律法規(guī)及有關項目文件等組織編制《項目招標采購方案》。制定《合約規(guī)劃》需求分析、采購單位、采購內容、采購規(guī)?；驍?shù)量、標段及界面劃分、招標方式選擇、招標進度計劃、開始時間、完成時間、招標采購控制目標、招標采購方式或發(fā)包方式、招標采購工作績效評價指標的確定及方式、以及與項目招標采購實施相關的其他內容。

9.1.7. （項目招標文件和合同條款策劃）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應組織[設計咨詢][招標采購][投資造價][工程監(jiān)理]等部門共同制定各級各類合同的招標文件和合同條款策劃；其中編制《合同工程定義文件》（圖.質.管.量.價.約的一體化文件），包括（圖）設計文件、（質）技術規(guī)格書（對材料封樣、施工工藝、質量驗收標準等規(guī)定的詳細描述）、（管）工程管理要求(對標的物及其實施條件、過程和驗收標準等進行清晰描述、（量）工程量清單、（價）招標控制價、（約）合同條款（對發(fā)承包人及第三方責權利等進行盡可能準確、詳盡的約定）等一體化文件。并確定各個分項招標采購的合同條件、擬采用的合同范本、談判原則與策略，并編寫詳盡的合同條款。應合理設定暫估價項目，避免產(chǎn)生不平衡報價和重大偏差項目。應合理設定工程款支付條件，重點關注安全文明施工費使用支付條款、獎罰條款、工程質量保證條款等。

9.2. 項目合同和招標采購過程跟蹤

9.2.1. （建立管理制度流程）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應制訂招標采購和合同管理控制流程。對合同訂立前合同評審、采購計劃、機構選擇、市場調研、采購文件編制、招標采購過程等環(huán)節(jié)進行跟蹤與管理。

對合同實施計劃、培訓及合同交底、合同履約、交貨驗收程序，合同變更、索賠、爭議、合同信息及檔案等進行跟蹤和檢查、發(fā)現(xiàn)和解決問題。建立協(xié)調和溝通制度，在合同簽訂和執(zhí)行過程中總結經(jīng)驗教訓。建立 包括專家?guī)臁⒑细窆?、品牌名錄、市場價格信息等大數(shù)據(jù)庫，不斷糾正和發(fā)現(xiàn)其中的問題與漏洞，采取針對性的應對措施予以防范。

9.2.2. （過程跟蹤及數(shù)據(jù)臺帳）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應當對招標采購和合同履約管理工作基礎數(shù)據(jù)進行收集、分析，建立起相應的臺賬進行跟蹤管理。采用程序化、信息化、標準化、數(shù)據(jù)化等管理技術，并發(fā)出適當管理指令。應當收集的基礎數(shù)據(jù)包括：招標采購工作進度、招標采購內容累計簽約合同數(shù)量及累計合同金額、累計簽約金額及資金節(jié)約、[工程承包單位]或供應商基本資料及進場時間情況。

9.2.3. （[招標采購過程管控]）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應當設立招標領導小組，協(xié)同和督促并檢查[合同采購部門]招標采購工作。包括但不限于：

1) 對招標采購總體進度的管控、

2) 對招標采購文件審核、或發(fā)包上限金額的管控、

3) 對具體招標采購過程管控，對招標采購內容資金節(jié)約情況的管控、

4) 對[招標采購及合同經(jīng)理]、[招標采購及合同部]行為合規(guī)性的管控。

5) 協(xié)助建設單位考察預中標單位、協(xié)助處理出現(xiàn)質疑、投訴和爭議。

6) 對具體招標采購過程文件及歸檔文件的合規(guī)性的管控

7) 建立有關招標采購工作的有效溝通機制。

9.2.4. （合同履約過程管控）[總控經(jīng)理]及[總控管理部]應當督促并檢查合同履約過程動態(tài)情況，以確保合同當事人的工作是按合同約定的范圍、計劃、支付條款等程序完成。包括：

1) 雙方對合同交底、

2) 履約及合同跟蹤與診斷，合同價款支付、

3) 發(fā)現(xiàn)問題及時解決，提高合同履約率；

4) [全過程咨詢管理]機構應制訂工程變更管理辦法，及時提出合同變更分析報告。

5）索賠等的管理；應搜集工程索賠資料和索賠證據(jù)。審核項目監(jiān)理部審查后的索賠報告文件，核查索賠事件真實情況，提出對索賠事件的分析處理意見，報送建設單位；

6) 建立合同檔案，加強合同信息及檔案管理；

7) 對合同重大問題應認真分析、研究，并根據(jù)需要開展法律和技術咨詢；

8) 協(xié)助談判和簽署補充協(xié)議及合同終止管理。

9.2.5. （檢查、督促協(xié)調、研究和解決）招標采購部門應無條件接受建設單位、行政主管監(jiān)督部門、財政部門的外部監(jiān)管，以及咨詢人、項目[總管理師]的內部監(jiān)管。開展定期與不定期的檢查與督促，包括但不限于：對招標采購總體進度的管控、對招標采購內容資金節(jié)約情況的管控、對具體招標采購過程文件及歸檔文件的合規(guī)性的管控、對[招標采購及合同部]行為合規(guī)性的管控。

9.3. 項目招標采購及合同專項咨詢要求

9.3.1. （專項咨詢概述） [招標采購及合同部門]負責項目各工程、貨物或服務或EPC總承包或特許經(jīng)營等合同具體的[招標采購]和監(jiān)督合同履約服務。制定合同[招標采購]和履約管理制度，及時跟蹤工作執(zhí)行情況、發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行糾偏。

9.3.2. （部門人員）[招標采購]部門一般由[招標采購]經(jīng)理、專業(yè)技術人員、經(jīng)濟人員以及輔助人員構成，成員應相對固定。[招標采購]經(jīng)理業(yè)務素質及[招標采購]部門成員數(shù)量、專業(yè)結構及能力水平，應與招標合同規(guī)模、技術復雜程度、管理工作量等實際需要相匹配。

1、[招標采購]經(jīng)理應當由取得招標職業(yè)資格證書并依法注冊在該[招標采購]單位執(zhí)業(yè)的專業(yè)技術人員擔任，并具有[招標采購]經(jīng)驗。

2、[招標師]應當具備[招標采購]相關的技術、經(jīng)濟、管理和法律政策等專業(yè)知識，以及綜合應用專業(yè)知識分析和解決[招標采購]實際問題，提供[招標采購]服務所需要達到的職業(yè)能力標準。

9.3.3. （部門任務）[招標采購]經(jīng)理負責領導和管理[招標采購]部門開展項目[招標采購]和監(jiān)控合同履約工作，并承擔相應的責任。

9.3.4. （《實施細則》要求）[招標采購]準備階段，[招標采購及合同]部門負責編制提交招標采購及合同管理《實施細則》，包括組建[招標采購及合同]部門，收集招標合同資料、、合同管理計劃、管理制度、實施計劃。《實施細則》發(fā)生變更的，應當經(jīng)過規(guī)定的變更工作程序。

9.3.5. （專項咨詢工作及成果要求） [招標采購及合同]部門負責項目[招標采購]專項咨詢，其相關服務活動和成果除遵循本《標準》外，應按照《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例等相關法律法規(guī)的規(guī)定，現(xiàn)行相關國家法律、行業(yè)規(guī)范、當?shù)卣块T標準及行業(yè)協(xié)會準則等規(guī)定進行咨詢工作。

1.擬訂《[招標采購]方案》。包括根據(jù)項目實際情況，依據(jù)合同示范文本，科學合理確定項目工程、貨物、服務的招標范圍、分階段分項分標段的劃分、招標方式、人員構成及分工、招標程序及工作時間計劃和投標人資格條件、合同條款等。制定內部管理制度，包括招標采購臺賬的建立與管理、內部及外部文件控制、公告發(fā)布、招標及非招標等各類采購方式下的工作程序、資料歸檔、溝通、招標采購工作績效評價、廉潔自律。選擇電子交易平臺、協(xié)助電子招標投標。落實招標基本條件。

2.項目[招標采購]工作。

1）供應商資格預審：編制《資格預審文件》；包括發(fā)布資格預審公告、出售《資格預審文件》、《資格預審文件》補遺、接收申請文件、組建評審委員會以及資格審查、結果公示等工作步驟。

3）編制和審定《招標文件》：應結合招標合同的特點和需要，應當包括①《投標須知》對投標人資格標準、投標報價的要求和評標標準，②包括產(chǎn)品或者服務成果技術和管理要求，組織編制《技術標準要求》（或《合同任務書》或《技術規(guī)格說明書》（技術性能指標）或《技術方案》）、驗收技術標準或規(guī)程、合同進度要求等文件。③包括合同商務要求、《工程量清單》、[標底]或[最高投標限價]、合同主要條款等所有實質性要求和條件。

4）招標投標：包括發(fā)布《招標公告》發(fā)出投標邀請書、發(fā)售《招標文件》、踏勘現(xiàn)場、召開投標預備會、澄清與修改；收取投標保證金；接收《投標文件》；組織資格預審、開標、[商務清標]、評標、定標，評標結果公示、發(fā)出中標結果；

5）協(xié)助簽約及后續(xù)服務工作。協(xié)助簽訂合同、退還投標保證金；編制《招標投標情況報告》；《[招標采購]資料》收集及移交；協(xié)助處理異議和投訴；合同咨詢及其他服務。

3.項目[合同履約管理]工作。

1）做好合同管理的規(guī)劃工作，加強合同管理體系和制度建設，制定出切實可行的合同管理制度與工作流程。如合同評審會簽制度、合同交底制度、合同文件資料歸檔保管制度等。

2）項目合同實施計劃。[招標采購及合同]部門應按工程合同的約定和需要，借鑒國際先進經(jīng)驗，訂立《工程采購合同》范本或規(guī)定相關要求。建立合同文件的內部會審制度。

2）合同交底、合同履約。[招標采購及合同]部門應對供應商進行相關要求的溝通或交底，確認或審批供應商編制的生產(chǎn)或服務方案。

3）合同履約合同臺賬管理、動態(tài)監(jiān)督管理。日常資料的積累，收集可能涉及索賠論證的資料，建立工作檔案和日記制度，定期提交合同履約評價。

4）項目采購產(chǎn)品的驗收與控制。明確履約驗收的時間、方式、程序等內容；

5）進行工作成果計量和合同款支付審查，并按程序辦理支付手續(xù)。應建立合同支付臺帳，對投資計劃、資金使用計劃進行分析與反饋。檢查、分析合同執(zhí)行情況及控制效果，提出處理意見；

5）處理項目合同變更、索賠、爭議。

6）項目工程合同評價和驗收，與終止管理。