曾經(jīng)有顧問單位找我們交流合同的審查和管理，我們提到修改意見的落實問題，與我們討論的工作人員有一句話讓我印象深刻，就是他們需要的是我們出具審查意見，有就行，具體是什么意見他們不管。

也即是說，他們需要的是一個交代，能在他們這個環(huán)節(jié)附上律師意見發(fā)給其他部門就行。至于修改意見是否合理、公司是否采納、對方是否接受等問題，不管。

事實也是如此。我們?yōu)檫@家單位審查過數(shù)百份合同，提出的審查意見大多數(shù)沒有得到過反饋，我們不知道這些意見是否被采納，是否得到落實，或者是否被修改，修改后是否有風(fēng)險。我們在法律顧問服務(wù)報告中也多次提到這個問題，但是很難得到解決。

后來我們更加關(guān)注企業(yè)合同管理中存在的問題，也給不少客戶提供合同管理方面的建議。以我個人的經(jīng)驗來看，企業(yè)合同管理常見的問題主要體現(xiàn)在以下3個層面：

一、制度層面：制度不完善，導(dǎo)致合同管理流于形式

我們在提供法律服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)，不少企業(yè)并沒有完整的合同管理制度，哪個部門管理合同是由決策層來指定，有的顧問單位負(fù)責(zé)合同管理的部門和人員都更換過多次，每次更換都讓合同管理陷入一陣混亂。

由于沒有完善的合同管理制度體系，合同管理過程中，不同部門經(jīng)常推諉，有的環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員也忙于“應(yīng)付作業(yè)”，導(dǎo)致合同管理流于形式。

其實，合同管理制度的建立不僅是體現(xiàn)在制度性文件上，也反映了公司管理層的合同管理意識。合同就是交易，合同管理制度不完善，企業(yè)交易體系也會存在較大風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將合同管理作為企業(yè)管理的核心內(nèi)容之一。

合同管理制度的設(shè)置沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，每個企業(yè)的情況也不一樣，但總體而言，應(yīng)當(dāng)包括以下方面：

1.基本管理制度。主要包括企業(yè)內(nèi)部的授權(quán)管理、合同管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，合同管理流程的安排、合同文本的管理和檔案保管等制度。

2.合同訂立方面的管理制度。主要包括合同交易事項的審批、簽約前的調(diào)查和準(zhǔn)備，合同文本的審查和審批，合同用印的審批和管理等制度。

3.合同履行方面的管理制度。主要包括合同履行過程中的監(jiān)管以及出現(xiàn)相應(yīng)風(fēng)險、糾紛的處理等。

二、機(jī)構(gòu)層面：設(shè)置不合理，以為合同管理只是法務(wù)部門的工作

在《關(guān)于合同的3個誤解》一文中，我們提到第3種誤解是：認(rèn)為合同只是律師和法務(wù)的事。這個誤解體現(xiàn)在企業(yè)合同管理中，就是認(rèn)為合同管理只是法務(wù)部門的工作，或者主要是法務(wù)部門的職責(zé)，其他部門主要是配合法務(wù)的工作。

其實，這是一個很大的誤解，這種誤解下建立的合同管理模式也很不合理，難以真正建立起有效的合同風(fēng)險防控體系。

在《非法律專業(yè)，能審好合同嗎？》一文中，我們也提到，非法律專業(yè)的其他人員也應(yīng)當(dāng)參與合同工作，因為他們可能更清楚交易目標(biāo)，更了解交易對手，也更能洞察交易未來。

因此，在企業(yè)合同管理中，應(yīng)當(dāng)是不同機(jī)構(gòu)、不同人員共同形成合力工作做好合同管理。具體可以包括以下部門：

1.業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)查、具體談判、交易對手資格審查、合同交易安排，合同文本制作，合同交易跟進(jìn)以及合同履行跟蹤和匯報。

2.審核部門。審核部門可以是法務(wù)部門、審計部門、合規(guī)部門等，可以負(fù)責(zé)合同審查、合同范本制作、合同履行監(jiān)督、合同糾紛應(yīng)對和處理、合同培訓(xùn)等工作。

3.財務(wù)部門。財務(wù)部門可以負(fù)責(zé)合同中財務(wù)條款、稅務(wù)條款的審查，監(jiān)督合同履行中的收付款情況等。

4.決策部門。根據(jù)公司內(nèi)部權(quán)限的劃分，不同合同提交的審批層級也不同，決策部門可能是管理層、董事會甚至是股東會。決策部門是合同審批的最后環(huán)節(jié)，需要全面評估，作出決策。

5.用印部門。該環(huán)節(jié)主要是用印管理，也是最后的審核，例如審查提交蓋章的合同是否完成審批，是否最終版本，審批過程中的法律意見是否已經(jīng)修改等，印章不能讓用印申請人自行使用，不能隨意帶出，必須專人管理。由于合同文本內(nèi)容往往較多，不僅需要在簽署頁蓋章，也應(yīng)當(dāng)蓋好騎縫章。

6.保管部門。企業(yè)可以在部門設(shè)置中明確合同檔案的保管部門，負(fù)責(zé)合同檔案工作。合同檔案應(yīng)當(dāng)包括合同文本、合同訂立、履行、變更（如有）、解除（如有）、終止、糾紛解決（如有）等全過程中形成的文件和憑證。

三、執(zhí)行層面：重視文本管理，忽視履行等其他環(huán)節(jié)

我們在《關(guān)于合同的3個誤解》中提到的第2個誤解是：將合同等同于合同文本。這個誤解延伸到企業(yè)管理上，就容易出現(xiàn)重視合同文本管理，而忽視合同履行等其他環(huán)節(jié)的管理。

合同簽訂后并不會自動履行，交易也不會自動完成。一般是在合同各方簽字蓋章后，合同的履行才開始，而合同出現(xiàn)問題和糾紛，多數(shù)也是在合同履行過程中。

我們在法律服務(wù)過程中也發(fā)現(xiàn)，多數(shù)企業(yè)對合同管理的重點是在合同文本的簽訂與審批，而合同蓋章后的管理就容易被忽視。

如果沒有建立合同履行風(fēng)險防控機(jī)制，也沒有必要的證據(jù)意識，可能出現(xiàn)對方違約時不知道即將面臨的法律風(fēng)險、更不知道應(yīng)如何妥善應(yīng)對等問題。

因此，合同管理不僅要關(guān)注合同文本的內(nèi)容審查、審批等環(huán)節(jié)，也要重視合同履行等其他環(huán)節(jié)，例如可以關(guān)注以下幾方面的工作：

1.公司管理層應(yīng)該重視合同的全過程管理，推動建立全面的合同風(fēng)險防控機(jī)制，并將重點落實在合同管理的執(zhí)行上。

2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意收集合同履行過程中形成的文件，例如溝通記錄、交貨憑證、付款憑證、驗收憑證、發(fā)票、工作記錄等。

3.合同履行監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)定期和不定期檢查合同履行情況，重大合同履行情況應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注，可以要求履行部門定期上報，監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)不定期進(jìn)行現(xiàn)場檢查。

4.業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)注意合同履行過程中出現(xiàn)的風(fēng)險，如對方經(jīng)營情況的變化、合同履行過程中出現(xiàn)的問題等，若出現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時和法務(wù)部門、管理層進(jìn)行溝通，制定應(yīng)對和解決方案。

5.負(fù)責(zé)保管合同檔案的部門應(yīng)當(dāng)對合同檔案及時歸類保管，原則上應(yīng)當(dāng)永久保存。合同檔案作為合同雙方履行合同的依據(jù)，一旦發(fā)生合同糾紛，將起到維護(hù)公司合法權(quán)益的重要作用。