企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號——合同管理

文號： 財會〔2010〕11號

目 錄

第一章　總則 – 2 –

第二章　合同的訂立 – 2 –

第三章　合同的履行 – 3 –

第一章　總則

第一條　為了促進企業(yè)加強合同管理，維護企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)和《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，制定本指引。

第二條　本指引所稱合同，是指企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

企業(yè)與職工簽訂的勞動合同，不適用本指引。

第三條　企業(yè)合同管理至少應(yīng)當關(guān)注下列風(fēng)險：

（一）未訂立合同、未經(jīng)授權(quán)對外訂立合同、合同對方主體資格未達要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。

（二）合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導(dǎo)致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟利益受損。

（三）合同糾紛處理不當，可能損害企業(yè)利益、信譽和形象。

第四條　企業(yè)應(yīng)當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業(yè)的合法權(quán)益。

第二章　合同的訂立

第五條　企業(yè)對外發(fā)生經(jīng)濟行為，除即時結(jié)清方式外，應(yīng)當訂立書面合同。合同訂立前，應(yīng)當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)內(nèi)容，確保對方當事人具備履約能力。

對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關(guān)工作。

談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，應(yīng)當予以記錄并妥善保存。

第六條　企業(yè)應(yīng)當根據(jù)協(xié)商、談判等的結(jié)果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，做到條款內(nèi)容完整，表述嚴謹準確，相關(guān)手續(xù)齊備，避免出現(xiàn)重大疏漏。

合同文本一般由業(yè)務(wù)承辦部門起草、法律部門審核。重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的特殊合同應(yīng)當由法律部門參與起草。國家或行業(yè)有合同示范文本的，可以優(yōu)先選用，但對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款應(yīng)當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。

合同文本須報經(jīng)國家有關(guān)主管部門審查或備案的，應(yīng)當履行相應(yīng)程序。

第七條　企業(yè)應(yīng)當對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合企業(yè)的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任和爭議解決條款是否明確等。

企業(yè)對影響重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同文本，應(yīng)當組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門提出不同意見的，應(yīng)當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄；必要時應(yīng)對合同條款作出修改。內(nèi)部相關(guān)部門應(yīng)當認真履行職責(zé)。

第八條　企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定的權(quán)限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應(yīng)當由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名或加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當簽署授權(quán)委托書。

屬于上級管理權(quán)限的合同，下級單位不得簽署。下級單位認為確有需要簽署涉及上級管理權(quán)限的合同，應(yīng)當提出申請，并經(jīng)上級合同管理機構(gòu)批準后辦理。上級單位應(yīng)當加強對下級單位合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。

第九條　企業(yè)應(yīng)當建立合同專用章保管制度。合同經(jīng)編號、審批及企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。

第十條　企業(yè)應(yīng)當加強合同信息安全保密工作，未經(jīng)批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)秘密或國家機密。

第三章　合同的履行

第十一條　企業(yè)應(yīng)當遵循誠實信用原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效監(jiān)控，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。

合同生效后，企業(yè)就質(zhì)量、價款、履行地點等內(nèi)容與合同對方?jīng)]有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達成補充協(xié)議的，按照國家相關(guān)法律法規(guī)、合同有關(guān)條款或者交易習(xí)慣確定。

第十二條　在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有顯失公平、條款有誤或?qū)Ψ接衅墼p行為等情形，或因政策調(diào)整、市場變化等客觀因素，已經(jīng)或可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損，應(yīng)當按規(guī)定程序及時報告，并經(jīng)雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權(quán)限和程序辦理合同變更或解除事宜。

第十三條　企業(yè)應(yīng)當加強合同糾紛管理，在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)當依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，在規(guī)定時效內(nèi)與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權(quán)限和程序及時報告。

合同糾紛經(jīng)協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當簽訂書面協(xié)議。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，應(yīng)當根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

企業(yè)內(nèi)部授權(quán)處理合同糾紛的，應(yīng)當簽署授權(quán)委托書。糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆斒氯俗鞒鰧嵸|(zhì)性答復(fù)或承諾。

第十四條　企業(yè)財會部門應(yīng)當根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約的，或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負責(zé)人報告。

第十五條　合同管理部門應(yīng)當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。

第十六條　企業(yè)應(yīng)當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應(yīng)當及時加以改進。

企業(yè)應(yīng)當健全合同管理考核與責(zé)任追究制度。對合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為，應(yīng)當追究有關(guān)機構(gòu)或人員的責(zé)任。

山西 太原 常律師 關(guān)鍵詞：

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