合同管理辦法

一、目的

為加強公司的合同管理，明確合同管理職責，規(guī)范公司經營行為，防范和控制經營風險，提高經營效率和質量，依據(jù)《中華人民共和國民法典》，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于以公司名義與相對方（包括自然人、法人、其他組織）之間設立、變更、終止民事權利義務關系的各類合同和協(xié)議（以下統(tǒng)稱“合同”）管理,包括線下簽署的紙質合同及線上通過電子簽名（章）簽署的電子合同。

三、機構與職責

公司對合同管理遵循“機構職責授權、職能部門監(jiān)督、經辦部室負責”的原則。各部門具體職責如下：

（一）風險管理部

為公司合同歸口管理部門，主要負責：

1.審核合同專用章的刻制；

2.負責合同規(guī)范化、標準化工作；

3.負責合同審查工作，并收集法律顧問的意見，防范合同法律風險；

4.對合同簽訂及履行情況進行監(jiān)督與考核；

5.負責與法律顧問就合同有關問題和合同糾紛案件進行溝通。

（二）綜合財務部

1.負責從財務角度對合同進行審核把關；

2.負責按合同條款辦理結算業(yè)務，監(jiān)督合同的資金支付和合同應收賬款的收回；

3.參與公司重大投融資項目的談判。

4.審查并辦理合同洽談、簽約等過程中的授權委托手續(xù)；

5.負責刻制、保管公司合同專用章；

6.負責審核合同會簽審查程序是否完備，加蓋合同專用章或行政印鑒，并進行備案登記；

7.負責電子簽名服務平臺（以下簡稱“平臺”）的注冊及印章管理，主要包括：

（1）進行平臺注冊及用戶基本信息變更與更新；

（2）電子印章的管理，包括：制作、變更、使用流程；

（3）確定平臺管理員，并授權管理員根據(jù)本辦法進行平臺角色權限的管理；

（4）協(xié)助處理公司業(yè)務平臺電子合同的電子簽章問題；

8.負責合同文本資料的保管存檔，督促各合同經辦部門按照要求進行合同清理和歸檔，及時處理相關問題。

（四）合同各經辦部室

負責其授權范圍內的合同談判、簽訂和執(zhí)行，并對本部室管理的合同的可行性、效益性、風險性負責。

四、授權管理

（一）公司對外簽訂合同嚴格實行法定代表人授權委托制度。

（二）法定代表人以外的其他任何人以公司名義簽訂合同均須辦理法人授權委托手續(xù)。任何部室或者個人不得無權或者超越權限、期限對外簽訂合同，嚴禁被授權人員轉讓授權。

（三）公司法定代表人授權人員、權限、期限原則上以公司文件形式明確；公司文件暫未明確的，通過一事一授權形式辦理授權委托書。

（四）合同對方要求提供公司授權委托書或出現(xiàn)公司授權文件規(guī)定之外的事項時，由合同經辦部室提出申請，綜合財務部負責審核辦理，報公司法定代表人審批后授權。

（五）授權委托書是公司授權的書面證明，由風險管理部統(tǒng)一制作，由綜合財務部進行管理，經法定代表人簽發(fā)，一律使用公司行政印鑒，其他印鑒無效。

（六）經辦部室和受托人應妥善使用、保管授權委托書，不得隨意涂改、修訂授權內容，不得轉借他人；被授權人員及授權范圍發(fā)生變動時，其所在部室應當及時向綜合財務部報告；對受托人辦理了授權委托證書的，合同經辦部室應當將原授權委托證書交回綜合財務部或辦理授權委托變更手續(xù)。

五、合同的訂立、履行與變更

（一）訂立合同一般應當按照選擇相對方、談判、起草文本、審批、授權、簽字蓋章的程序進行。

（二）經辦部門必須對合同對方當事人的主體資格和履約能力進行調查，核對對方當事人有效的營業(yè)執(zhí)照或其他權利能力文件，必要時應要求對方提供履約擔保，擔保者是能夠承擔相應民事責任、具備獨立法人資格并符合《中華人民共和國民法典》有關規(guī)定的經濟實體。

（三）經辦部室在合同談判過程中提供給相對方的涉及公司商業(yè)秘密的資料應當及時收回，或與相對方另行簽訂保密協(xié)議。

（四）在正式簽署合同文本前，經辦部室應當審核合同條款的完備性，并填報《合同（協(xié)議）會簽審核申請單》，將合同文本及相關資料送交風險管理部、綜合財務部及與該合同執(zhí)行有關的其他部門進行會簽審查，并報總經理、執(zhí)行董事進行審批。執(zhí)行董事可根據(jù)公司業(yè)務的實際情況，對一定范圍內的合同審批授權于相關人員。

業(yè)務管理系統(tǒng)中產生的合同文本，按照本辦法規(guī)定在系統(tǒng)中設置審核流程進行會簽審查，無需填報《合同（協(xié)議）會簽審核申請單》。業(yè)務管理系統(tǒng)中根據(jù)格式合同自動生成的合同文書，如果相關部室在系統(tǒng)中對業(yè)務進行了審查，可不再對系統(tǒng)中以該業(yè)務內容自動生成的合同文書進行會簽審查。

（五）除即時清結外，合同（協(xié)議）一律采用書面形式。

（六）對方非法定代表人簽訂合同的，必須要求對方出具授權委托書。不得與其簽訂超越其授權范圍、權限與期限的合同。

（七）法律、法規(guī)規(guī)定合同生效應報批準、備案、登記的，由經辦部室負責及時辦理相關手續(xù)。

（八）合同生效后，經辦部室應當跟蹤督促合同的執(zhí)行。

（九）合同變更應當與合同相對人訂立書面協(xié)議。法律、行政法規(guī)規(guī)定應當辦理批準、登記等手續(xù)的，經辦部室應當及時辦理。

（十）在合同履行、變更過程中發(fā)生的糾紛，經辦部室應當先與合同相對人協(xié)商處理。對已進入或擬進入訴訟程序或仲裁程序處理的法律糾紛，應及時向公司主管領導報告批示后，將相關資料移送風險管理部處理。

（十一）風險管理部負責及時與法律顧問溝通協(xié)調管理法律糾紛，經辦部室應指定專人配合或擔任訴訟代理人參與法律糾紛處理工作。

六、保理業(yè)務格式合同管理

（一）業(yè)務部負責根據(jù)公司業(yè)務流程對合同進行規(guī)范管理；負責審查合同商務條款，對合同的可行性、效益性、風險性負責。

（二）風險管理部負責對業(yè)務合同進行合法合規(guī)性審查。

（三）風險管理部根據(jù)業(yè)務需求提出格式合同文本，征求法律顧問的法律審查意見后，按合同會簽流程報批后形成正式格式合同文本并生效。根據(jù)生效后的格式合同文本生成的合同，無特殊情況不需再征求法律顧問的意見和進行法律審查。

（四）風險管理部應根據(jù)國家法律、法規(guī)相關條款的變化及業(yè)務需求、品種的發(fā)展及時修訂、補充格式合同。

（五）本條未作出另行規(guī)定的，按本辦法其他規(guī)定執(zhí)行。

七、關于通過電子簽名服務平臺線上簽署電子合同的特殊規(guī)定

（一）電子認證服務商應具有符合國家安全標準的技術和設備，具有國家密碼管理機構同意使用密碼的證明文件，及國家法律法規(guī)規(guī)定的其他相關條件。

（二）選擇的電子合同服務平臺應具有10年以上的服務經驗、200萬以上的企業(yè)用戶、50億以上的總簽章量。

（三）對于風險級別較高的業(yè)務合同應及時進行數(shù)據(jù)存證。根據(jù)公司相關風險管理制度判斷風險級別。

（四）由風險管理部進行存證、取證操作。綜合財務部負責存證、取證費用的繳納，確保存證、取證不受影響。

（五）本條未作出另行規(guī)定的，按本辦法其他規(guī)定執(zhí)行。

八、合同基礎管理

(一）合同簽訂后，經辦部室應當將合同及相關文件資料按照《檔案管理辦法》的要求及時移交綜合財務部編號、整理存檔備查，辦理歸檔手續(xù)。

（二）合同及相關文件資料應自合同履行完畢或終止后至少保存10年，標的物為不動產的合同應長期保存。

（三）各經辦部室和綜合財務部應妥善管理合同資料，相關重要原始資料應建立借閱制度，保障合同信息安全。

（四）任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業(yè)或技術秘密。

（五）風險管理部應對合同管理進行檢查和評價考核，檢查和考核結果納入公司部門績效考核范圍。

九、附則

（一）本辦法由公司風險管理部負責解釋?！?/p>

（二）本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。