物業(yè)管理招投標工作指南

第一章 物業(yè)管理招標投標概述

所謂物業(yè)管理,是指物業(yè)管理經營人受物業(yè)所有人的委托,依照國家有關法律和規(guī)范,按照合同或契約行使管理權,運用現代管理科學和先進維修養(yǎng)護技術,以經濟手段對物業(yè)實施多功能全方位的統(tǒng)一管理,并對物業(yè)所有人和使用人提供高效、周到的服務,使物業(yè)發(fā)揮最大的使用價值和經濟價值.

隨著我國物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展,一方面,大量物業(yè)管理企業(yè)相繼涌現,物業(yè)管理市場已逐步建立、發(fā)展,并將日益完善起來,這在實踐上為物業(yè)管理的市場化競爭提供了可能.另一方面,為了使物業(yè)管理企業(yè)真正走上企業(yè)化經營的道路,物業(yè)管理行業(yè)又必須開展市場競爭,只有這樣,才能使業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)之間進行雙向選擇,實行優(yōu)勝劣汰,才能為我國物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造出良好環(huán)境.由此看來,物業(yè)管理領域開展招標投標勢在必行.

1．1物業(yè)管理招標投標的概念

在闡述物業(yè)管理招標投標的概念之前,先讓我們了解一下招標投標的概念.所謂招標和投標,是一個過程的兩個方面,是指由招標人發(fā)出招標公告或通知,由若干個投標人同時投標,最后由招標人通過對各投標人所提交的價格、質量、交割期限以及投標人的技術水平、信譽程度和財務狀況等因素進行綜合比較,確定其中條件最佳的投標人為中標人,并與之最終訂立合同的過程.其中,招標是指招標人根據自己的需要,提出一定的標準或條件,向社會或幾個特定的供應商或承包商發(fā)出投標邀請的行為；而投標則是指投標人在接到招標通知后,根據招標通知的要求編制投標文件,并將其遞交給招標人的行為.

招標投標作為一種特殊的交易方式和訂立合同的一種特殊程序,與其他交易方式和訂立合同程序相比,具有其自身的特點：

1標價保密性.根據招標規(guī)定,投標者對自己的報價都高度保密,每個投標者在投標時都不可能知道其他投標者的報價.因此,投標者只能在不知競爭對手底細的情況下,按照招標文件的要求,根據自己所掌握的資料及以往的經驗進行分析判斷,確定自己的報價.

2報價一次性.招標投標不存在也不允許討價還價,每個投標者都只有一次投標機會.由于投標者報價都是在高度保密的情況下進行的,一次報價后,任何投標者都沒有再次出價的機會,這就要求每個投標者都要一次性報出自己最優(yōu)惠的價格.

3法律約束性.投標報價是一種具有法律約束性的行為,投標者一旦向招標人遞交標書和報價,該標書和報價即被視為在法律上有效.在國際慣例中,為保證投標報價的法律效力,投標者須在遞交標書的同時遞交一份投標保證書,并向招標者交納一定的投標保證金.如果在投標有效期內投標者撤銷其標書或報價,招標者則可按照慣例沒收投標者交納的投標保證金,以保證招標者的利益.

招標與投標是市場經濟和競爭機制發(fā)展到一定程度的必然產物,而物業(yè)管理招標投標作為招標投標方式在物業(yè)管理方面的應

用,則是招標投標制度日趨成熟,并在各個領域得到廣泛應用的產物.招標投標活動大約開始于18世紀末和19世紀的西方.早期的招標投標僅限于建筑工程和大型貨物采購方面,近20年來,隨著以服務業(yè)為主的第三產業(yè)的發(fā)展日益受到國際關注,招標投標活動在眾多領域也得到了廣泛應用并日臻完善,服務性項目招標投標現已成為招標投標交易方式發(fā)展的新趨勢.所謂服務性項目招標投標,是指招標投標的客體并非有形的物體如一座建筑物、一臺設備,而是一項服務,是無形的.物業(yè)管理招標投標便屬于服務性項目招標投標.

物業(yè)管理招標投標是指開發(fā)商或業(yè)主委員會為即將竣工使用或正在使用中的物業(yè)尋找物業(yè)管理企業(yè)而制訂出符合其管理服務要求和標準的招標文件,向社會公開招聘,并采取科學方法進行分析和判斷,最終確定物業(yè)管理企業(yè)的全過程.

物業(yè)管理招標投標的產生和發(fā)展,是以物業(yè)管理的商品化和市場化程度高低為基礎的.目前,在市場經濟發(fā)達的國家和地區(qū)基本上都建立了物業(yè)管理招標投標制度.我國物業(yè)管理的市場化起步較晚,然而自20世紀90年代以來,在我國一些大城市中便有個別外商投資的物業(yè)率先實行了物業(yè)管理招標投標.近幾年來隨著我國房地產業(yè)的蓬勃發(fā)展,一些國內投資的大型建筑項目也開始采用招標投標方式進行物業(yè)管理.物業(yè)管理招標投標盡管在我國剛剛起步,不免出現無章可循、魚龍混雜的局面,但是必須看到它所代表的方向卻是喜人的.隨著我國房地產改革的深化,大力推廣和完善物業(yè)管理招標投標制度,現已成為培育和發(fā)展我國物業(yè)管理市場的迫切需要,主要體現在：

1物業(yè)管理招標投標是發(fā)展社會主義市場經濟的需要.隨著社會主義市場經濟的發(fā)展,物業(yè)管理作為一種服務性商品,也應當進入市場進行等價交換.而通過物業(yè)管理招標投標,評定其價值和價格在現行物業(yè)管理的市場價格水平下能否被接受,則是保證等價交換順利進行的前提,從而也體現了價值規(guī)律的客觀要求.

2物業(yè)管理招標是房地產管理體制改革的需要.隨著我國經濟體制改革的不斷深化,必須要對舊的管理體制進行根本性的改革,變原來的行政性管理終身制為企業(yè)經營型的聘用制.在這種新的體制下,開發(fā)商或業(yè)主委員會都應有權選擇物業(yè)管理企業(yè),此時,通過物業(yè)管理招標投標,可以解決開發(fā)商或業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)之間信息不相通的問題,使得開發(fā)商或業(yè)主可以自主選擇符合自己管理服務要求和標準的物業(yè)管理企業(yè).

3物業(yè)管理招標是提高物業(yè)管理水平,促進物業(yè)管理行業(yè)發(fā)展的需要.要提高物業(yè)管理水平,促進物業(yè)管理行業(yè)的發(fā)展,就必須要有充滿活力的市場競爭.由于物業(yè)管理招標投標導致物業(yè)管理企業(yè)與開發(fā)商或業(yè)主之間的雙向選擇,從而形成的競爭局面必將使物業(yè)管理企業(yè)為了在激烈的市場競爭中求得生存發(fā)展,努力提高自身的管理水平和服務質量,從而推動整個物業(yè)管理行業(yè)的健康發(fā)展.1．2物業(yè)管理招標的特點

由于物業(yè)管理服務的特殊性,物業(yè)管理招標與其他類型的招標相比,有著自身的特點,概括起來就是其超前性、長期性和階段性.

1物業(yè)管理招標的超前性

物業(yè)管理招標的超前性是指由于物業(yè)管理超前介人的特點,決定了物業(yè)管理招標必須超前,即在物業(yè)動工興建之前開發(fā)商就應進行物業(yè)管理招標.

由于物業(yè)的質量、價格是由物業(yè)的工程質量和區(qū)域位置等決定的,而物業(yè)價值巨大和不可移動性的特點又決定了物業(yè)一經建

造完成便很難改變,否則將會造成很大的浪費和損失,因此,物業(yè)的開發(fā)、設計和施工至關重要.開發(fā)、設計單位可能沒有詳細了解當地的地質、氣候、風向、水質等各種自然環(huán)境條件,沒有注意開發(fā)地區(qū)的綜合配套,也不如物業(yè)管理企業(yè)更了解日后管理和住戶的需要.如某些物業(yè)沒有安排必要的管理用房、園林綠地、交通空間等,某些高檔次的商業(yè)辦公樓或公寓樓在建造時沒有考慮足夠的車位；又如有些開發(fā)商片面追求短期經濟效益,或者在考慮設計規(guī)劃時缺乏長期眼光；有些施工單位粗制濫造,不保證材料質量和技術質量等,這一切都會給日后的物業(yè)管理帶來很大的問題和煩惱.因此,為了確保物業(yè)質量,遵循統(tǒng)一規(guī)劃、合理布局、綜合開發(fā)、配套建設和因地制宜的方針,也為了業(yè)主和住戶的利益,物業(yè)管理必須超前介入,在物業(yè)管理規(guī)劃設計時就應介入.在設計過程中,物業(yè)管理企業(yè)應從專業(yè)管理角度、從業(yè)主利益出發(fā),運用以往的管理經驗,監(jiān)督設計方案是否合理.如果是住宅小區(qū),就應注意生活網點要合理布局,生活服務車位盡可能預留,對生活設施的現代化進程都要統(tǒng)一考慮進去.在施工過程中,物業(yè)管理企業(yè)也應監(jiān)督施工質量,對不完善的項目及時提出意見,督促整改或采取補救措施.這是便于日后物業(yè)管理企業(yè)完成招標中確定的目標所不可缺少的.既然物業(yè)管理的超前介入是必須的,這就決定了物業(yè)管理招標也具有超前性的特點.

2物業(yè)管理招標的長期性和階段性

物業(yè)管理招標的長期性和階段性是指由于物業(yè)管理工作的長期性和多階段性,針對不同的階段和不同的服務內容,物業(yè)管理招標的內容要求和方式選擇也有所不同.

與一般的建筑工程和貨物采購招標不同,物業(yè)管理招標并非是“一勞永逸”的,而是一項具有長期性和階段性的工作.首先,由于開發(fā)商或業(yè)主在不同時期對物業(yè)管理有不同的要求,招標文件中的各種管理要求、管理價格的制定都具有階段性,過了一段時間,為了適應各種變化有可能需要調整.其次,物業(yè)管理企業(yè)即使中標,并不意味著可以高枕無憂,長期占據這一市場份額,因為一方面,隨著時間的推移,可能會有更好、更先進的物業(yè)管理企業(yè)參與競爭；另一方面,也可能由于自身的管理服務技術水平低下,企業(yè)內部建設和管理松懈而遭淘汰.所以,物業(yè)管理招標具有長期性和階段性的特點.過了委托管理期限,可由業(yè)主委員會根據其管理服務業(yè)績,通過決議決定是否續(xù)聘原物業(yè)管理企業(yè).若續(xù)聘則要重新簽訂合同；若不續(xù)聘,則由業(yè)主委員會重新向社會公開招標.當然也可能未到委托管理期限,但由于原中標的物業(yè)管理企業(yè)未能很好地履行合同中的責任和義務而遭解聘,由業(yè)主委員會重新招聘物業(yè)管理企業(yè).1．3物業(yè)管理招標投標的原則1．3．1物業(yè)管理招標的原則

物業(yè)管理招標作為推動物業(yè)管理企業(yè)朝競爭性方向發(fā)展的重要手段,只有在一定的原則下進行才能真正體現其優(yōu)勝劣汰的功能.物業(yè)管理招標的目的是要通過競爭性招標,從中找到自己最理想的物業(yè)管理企業(yè).由于招標投標領域一般都是買方市場,在買方市場中,市場競爭是一種對買方招標人有利的競爭,在合理的范圍內競爭程度越高,對買方越有利,因此擴大競爭范圍可以使買方招標人獲得更充分的市場利益.所以,開發(fā)商或業(yè)主要想在競爭性招標中獲取充分利益,就應吸引盡可能多的物業(yè)管理企業(yè)參與投標.而要做到這一點,除了一方面應增加標的項目自身的吸引力外,另一方面是對所有參加投標者要盡可能做到公開、公平、公正和誠實信用.也就是說,物業(yè)管理招標應當遵循公平、公正、合理的原則.

1公平原則

所謂公平原則,是指在招標文件中向所有物業(yè)管理企業(yè)提出的投標條件都是一致的,即所有參加投標者都必須在相同的基礎上進行投標.由此可以看出,公平原則的關鍵是要體現出投標的起點公平.而要做到起點公平,在招標過程中應當注意以下幾點：

1應采用統(tǒng)一的招標方式招標.

目前物業(yè)管理招標的方式主要有公開招標、邀請招標和議標詳細介紹參見第2章.由于后兩種方式是由招標者憑主觀判斷而預先選定一定數量的合格投標者進行投標,其招標過程帶有很大的主觀性,從而自然降低對這些投標者審查的要求.如果與此同時實行公開招標,對其他投標者進行嚴格的資格審查,顯然,這種混合的招標方式在一開始就違背了起點公平原則.另外需特別指出另一種情況,當招標者采用公開招標的同時,又邀請幾家其主觀上看好的物業(yè)管理企業(yè)進行議標,這必然使得那些參加議標的物業(yè)管理企業(yè)能夠先于其他通過公開招標取得招標文件的投標者了解招標項目的具體情況,甚至搶先一步摸清招標者的“底牌”,這就使得整個招標程序在時間上違背了起點公平原則.

綜上所述,招標者應采取統(tǒng)一標準的招標方式,即采取單一的公開招標,或邀請招標,或議標.

2招標文件對所有的投標者要求都應一致,即要做到“一視同仁”.

首先,實行公開招標的招標文件應在同一時間、同一地點公開發(fā)售,并且在這之前的招標通告中予以標明.其次,全部招標文件的條件、要求均應一致.例如,若需要進行資格審查,那么所有的物業(yè)管理企業(yè)都應按要求進行審查；若需要提交投標保證書,那么對所有的物業(yè)管理企業(yè)都應有這一要求.

3招標者對招標文件的解釋說明應在同一時間,針對所有參加投標的物業(yè)管理企業(yè)公開進行.

例如,應在統(tǒng)一時間組織所有投標人對招標物業(yè)實地考察.另外,招標機構通常在投標者購買招標文件后安排一次投標者會議,即標前會議,目的是公開澄清投標者提出的各類問題.再如,招標投標法第二章第二十三條規(guī)定：“招標人對已發(fā)出的招標文件進行必要的澄清或者修改的,應當在招標文件要求提交投標文件截止時間至少十五日之前,以書面形式通知所有招標文件收受人”.

2公正原則

所謂公正原則,是指投標評定的準則是衡量所有投標書的尺度,即在所有投標者起點公平的基礎上,在整個投標評定中所使用的準則應具有一貫性和普遍性.

一貫性是指招標者在實施投標評定過程中所采用的評標準則應與招標者預先在招標文件中所注明的評判準則相一致,也就是投標前后,其評判準則必須一致、公開.任何招標者私自修改已經在招標文件中公布的評判準則都屬違背招標慣例的行為.例如,某物業(yè)管理招標文件中已注明對投標者資格審查的準則行為,根據已知的得分標準取最低得分以上的投標者進行正式投標.根據該準則進行評審后在設定最低分以上的投標人共有12位.這時,招標者考慮到合格的投標者數量過多,為了減輕招標工作量,招標人私下將評定準則修改為取最高分的前6位投標人參加正式投標,導致其余6位本來可以取得投標資格的投標人被淘汰.這個例子典型地反映了違反一貫性原則的情況.

普遍性是指用于投標評定的準則應該具有普遍性,即能客觀地衡量所有的投標書.這就要求評標委員會所采用的評定準則應具有很強的綜合性和客觀性.根據國際慣例,一般在評標時采用綜合打分法,因為打分法最大的優(yōu)點就是可通過采用專家打分、加權計分的科學辦法,防止“拍腦袋”的武斷行為出現.另外,為表明評定準則的客觀性,還可對中標者的最后選定在招標文件的選定

準則中加以客觀的詳細說明,使未中標者明白自己的差距和不足,以示公正.

3合理原則

所謂合理原則,是指選定投標的價格和要求必須合理,不能接受低于正常的管理服務成本的標價,也不能脫離市場實際情況,提出不切實際的管理服務要求.

由于物業(yè)管理服務所包含的技術風險并不高,因此在物業(yè)管理招標投標中,投標人的報價往往決定了其投標書的競爭力,即中標人往往也就是報價最低的投標人.這樣就容易導致有些投標人為了中標而將管理費標價壓得很低,甚至低于成本價的情況發(fā)生,這顯然是不合理的.如果將物業(yè)交給這樣的物業(yè)管理企業(yè)來管理,勢必造成日后或者管理不到位,或者賠本破產無法繼續(xù)履行合同的局面.此外還存在另外一種情況,有的物業(yè)管理費的標價雖然很合理,但投標的物業(yè)管理企業(yè)的資本、管理服務人員與技術力量卻不令人滿意,這樣的物業(yè)管理企業(yè)實際上日后也難以勝任物業(yè)管理工作.

為了貫徹合理原則,避免上述不合理現象的發(fā)生,招標人應當在招標文件中按照國際慣例,申明“業(yè)主不約束自己接受最低標價”這一條.其含義是,開標后,開發(fā)商或業(yè)主有權選擇任何價格的投標書.有了這樣的申明,對開發(fā)商或業(yè)主而言,便可選擇管理費標價合理且資信條件較為可靠的物業(yè)管理企業(yè).

1．3．2物業(yè)管理投標的原則

如果物業(yè)管理招標的公平、公正、合理原則是基于國際慣例的一種準則,那么物業(yè)管理投標所遵循的便是一種自律性的原則.物業(yè)管理投標應貫徹的原則是真實性原則和合理競爭原則.實際上,真實性原則和合理競爭原則是基于物業(yè)管理招標的三個原則而衍生出來的,是公平、公正、合理原則最終的目標取向,也是該三原則對投標行為的基本要求.

1真實性原則

所謂真實性原則,是指投標人在其投標書中所闡述的所有內容均是真實反映了投標人的投標意愿、經營能力和技術水平,投標人應對其標書的內容做到“言出必行”.

要保證投標書內容的真實性,實際上主要取決于投標人自身的素質和物業(yè)管理行業(yè)的自律約束.在物業(yè)管理市場較為發(fā)達、物業(yè)管理企業(yè)自身的素質和資信較高的情況下,真實性原則一般都能夠保證.此外,招標人還可在招標文件中提出一些對投標書真實性具有法律約束的原則.例如,招標人可在招標文件中注明投標人必須出具投標保證書,并交納一定的保證金.如果投標人在投標過程中中途退標或由于違反真實性原則,虛假陳述標書而被取消投標資格,投標保證金將予以沒收.這樣就使得標書不再是簡單的出價或發(fā)盤,而是具有法律效力和責任所約束的,從而使得真實性原則具有了一定的法律基礎.

2合理競爭原則

所謂合理競爭原則,是指投標人應憑自身的經營實力、管理水平和服務質量通過良性競爭優(yōu)勝劣汰而取勝.合理競爭的反面有兩個,一是投標人之間相互勾結,形成壟斷聯(lián)盟；二是投標人之間形成不合理競爭,甚至惡性競爭.這兩個反面都是違背合理競爭原則,嚴重損害招標人利益的.

首先,如前所述,招標投標方式最大的優(yōu)點便是通過投標人的充分競爭,使得招標人能獲得最大的市場利益.然而投標人相互勾結后,就會統(tǒng)一提高報價,使得招標人獲得的利益大大減少.為了避免這種暗中勾結,哄抬標價的行為發(fā)生,一種行之有效的辦法,就是在正式招標之前計算出一個合理的標底,當所有投標報價大大超過標底時,招標人有權取消本次招標.

其次,對于不合理競爭,行之有效的辦法便是前文提到的招標

人“不選擇最低標價”的申明.由于評標的尺度越單一,就越容易被投標人所操縱,因而在國際慣例中,評標的尺度一般都采用價格和其他因素的加權計分法.采用了多指標體系進行評標,惡性的“價格戰(zhàn)”現象就可有效地得到避免.

綜上所述,為了真正貫徹物業(yè)管理招標投標原則,離不開法律規(guī)范和行業(yè)自律相輔相成的招標投標制度.綜觀國外,大多數物業(yè)管理市場發(fā)達的國家都有一個國家法律和行業(yè)自律相結合的招標投標制度.只有兩者實現緊密結合,做到招標人依法公平、公正、合理地招標,投標人自覺地遵守真實性和合理競爭原則進行投標,才能真正搞好物業(yè)管理工作,才能真正體現公平競爭、優(yōu)勝劣汰的市場經濟規(guī)律.

1．4物業(yè)管理招標投標的組織機構

1．4．1物業(yè)管理招標的組織機構

根據招標投標國際慣例,任何一項招標都要有一個專門的招標機構,并由該機構全權負責整個招標活動.物業(yè)管理招標也不例外.通常招標機構的主要職責是：編制招標章程和招標文件；組織投標、開標、評標和定標；組織與中標者簽訂合同.

招標機構的設立有兩種途徑：一是招標人自行組織成立招標機構；二是招標人委托招標代理機構招標.根據我國招標投標法第二章第十二條的規(guī)定,“招標人有權自行選擇招標代理機構,委托其辦理招標事宜.任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構.招標人具有編制招標文件和組織評標能力的,司以自行辦理招標事宜.任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構辦理招標事宜”.對于自行設立招標機構的,通常是在招標人所在單位下屬設立一個招標委員會或招標工作組,全權負責招標事宜.這種招標機構一般隨招標項目的產生而產生,也隨招標活動的結束而解散,因而屬于非常設性機構.而對于后者,即招標代理機構,是依法設立,從事招標代理業(yè)務并提供相關服務的社會中介組織,屬常設性的經營實體.以下就上述兩種成立物業(yè)管理招標機構的途徑分別予以詳述.

1自行設立招標機構

根據物業(yè)管理項目招標主體的不同,分為開發(fā)商自行招標和小業(yè)主自行招標.

1開發(fā)商自行招標

開發(fā)商自行招標是指開發(fā)商通過在其所在單位的董事會下設專門招標委員會或小組進行招標.具體做法是：開發(fā)商董事會挑選代表組成招標委員會,這些代表通常包括分管項目工程建設部門的董事、相關職能部門的代表以及小業(yè)主的代表等.招標委員會是招標工作的最高權力機構,下設秘書處和專業(yè)技術部.其中專業(yè)技術部的職能是聘請有關專家和本單位的技術人員參與招標文件的編制工作,并組織評標委員會或小組進行標書的評審工作,最后向招標委員會提交評價報告和中標推薦人名單僅供參考.招標委員會可以采納專業(yè)技術部所提供的方案,也可完全拒絕而自行作出裁標決定.招標委員會在裁標時通常采用投票的方式決定,一般三分之二的票權贊成即可授標,并由招標委員會派代表與中標人簽訂合同.

非常設性招標委員會的特點之一便是其開放式的組織機構,即招標委員會的主要工作人員都非正式編制,而大多數是通過向外聘請或通過內部調用,具有很強的靈活性和流動性.通常物業(yè)管理招標委員會向外聘請的專家主要有工程技術、房地產、市場營銷、法律以及財務等方面的專門人員.開發(fā)商自行招標的機構設置如圖1．1所示.

圖1．1開發(fā)兩目行招標的機構設置

2小業(yè)主自行招標

所謂小業(yè)主是指相對于大業(yè)主即開發(fā)商而言的住戶及租戶.由于通常情況下小業(yè)主數量都很大,且沒有嚴格的組織,因此,往往是由業(yè)主委員會代表小業(yè)主組織招標.

業(yè)主委員會是由業(yè)主代表大會選舉產生的,代表全體業(yè)主行使權力的常設機構,是物業(yè)實行自治管理的充分體現.業(yè)主委員會委員由熱心公益事業(yè)、責任心強、有一定的組織能力和必要的工作時間的人士擔任.

業(yè)主委員會行使以下職權：

①召集和主持業(yè)主代表大會,向業(yè)主代表大會報告工作.

②采取公開招標或其他方式,聘請物業(yè)管理公司對轄區(qū)內物業(yè)進行管理并與其簽訂委托管理合同,解聘不稱職的物業(yè)管理公司.

⑧審議物業(yè)管理公司制訂的對本轄區(qū)內物業(yè)的年度管理計劃,以及財務預決算和執(zhí)行情況.

壘審議、決定物業(yè)維修基金和公用設施專用基金的使用.

⑤審議、決定物業(yè)管理服務費用的標準和使用.

⑥對物業(yè)轄區(qū)內公共設施的興建、更改、擴充、改善以及房屋的維修等與業(yè)主利益有關的事宜作出決議.

從以上可以看出,業(yè)主委員會的職權之一便是有權代表全體業(yè)主通過公開招標方式聘請物業(yè)管理公司.與開發(fā)商自行招標的做法一樣,業(yè)主委員會也是通過其下設的一個招標委員會或招標工作組來全權負責招標工作事宜,其招標委員會的具體組織結構與開發(fā)商董事會下屬的招標機構設置大致相同.

2委托招標代理機構招標

招標代理機構是專門從事招標代理業(yè)務的社會中介組織.與非常設性招標機構最大的區(qū)別在于,招標代理機構是依照公司法設立,并完全按照公司法規(guī)定進行運營的經營性法人組織.正如我國招標投標法所規(guī)定的,招標代理機構應當有從事招標代理業(yè)務的營業(yè)場所、組織機構和相應資金.因此,招標代理機構的組織機構與其他經營性法人組織無異.例如招標代理機構同樣要求所有權與經營權相分離,通常采用經理制,設總經理、副總經理；經理層下設市場部、技術部、財務部、行政管理部等常見的職能部門,分設部門經理等,如圖1．2所示.

圖1．2招標代理機構的組織機構

招標代理機構與其他非常設招標機構的區(qū)別之一便是招標代理機構中的技術部門其主要工作人員都采用合同制定編,而不是像非常設的招標機構那樣采用臨時外聘制度.招標代理機構與編制招標文件和評標所需的各種技術、經濟專家建立長期的合同關系,從而形成專業(yè)能力強大的專家?guī)?專家?guī)斓囊?guī)模和質量往往成為評定招標代理機構等級的重要依據.

然而,需要指出的是,盡管招標代理機構全權代理委托人的招標工作,但是招標代理機構并非是招標活動的最高權力機構.招標代理機構在評標后,向委托招標人提交評標報告和中標候選人名單,由招標人開發(fā)商董事會或業(yè)主委員會自行進行最終裁標,招標代理機構無權強制要求委托招標人接受中標推薦.完成代理招標工作后,招標代理機構向委托招標人收取一定的服務費或傭金.

1．4．2物業(yè)管理投標的組織機構

要了解物業(yè)管理投標的組織機構就要先了解物業(yè)管理企業(yè)的組織機構.物業(yè)管理企業(yè)一般采用經理負責制,經理對整個企業(yè)負責,在經理層以下通常設有辦公室、開發(fā)部、財務部、業(yè)務管理部、工程部、經營服務部,各部門再根據企業(yè)所管理的物業(yè)分設各小區(qū)或大廈管理處如圖1．3所示.

圖1．3物業(yè)管理企業(yè)的組織機構

基于物業(yè)管理投標過程中,大量的信息需要在短時間內進行快速的交流和積聚,因此物業(yè)管理項目投標工作,通常由投標的物業(yè)管理企業(yè)內部組織專門部門來全權負責整個投標活動.在物業(yè)管理企業(yè)中,與物業(yè)管理投標活動密切相關的有開發(fā)部、財務部、工程部三個部門,其具體職能分別如下：

1開發(fā)部：開發(fā)部是在經理領導下專職于物業(yè)管理業(yè)務開發(fā)的部門.其主要職責是確定目標,選擇物業(yè),進行投標,參加市場競爭.無疑,開發(fā)部是物業(yè)管理投標工作的核心.

2財務部：財務部是經理領導下的經濟管理部門,負責財務、計劃、經濟核算和各類收費工作.該部門的主管一般都為總會計師,具有資深的項目財務評價能力.

3工程部：工程部是經理領導下的技術管理部門,主要負責工程預算,負責房屋、設備及公共設施的管理、維修和保養(yǎng),以及負責工程技術方面的咨詢和研究工作.

在物業(yè)管理投標過程中,開發(fā)部始終擔任著主要角色.首先,開發(fā)部根據本公司的市場定位,選擇與之相稱的物業(yè)管理招標項目,進行投標.其次,由于編寫投標書過程中最重要的兩個難點是管理方案的設計和標價的計算,因此,在這些關鍵環(huán)節(jié)上,開發(fā)部通常都會在專門部門的專家協(xié)助下進行.在管理方案的設計上,開發(fā)部會向工程部咨詢設計方案技術上的可行性；而在標價的計算方面,開發(fā)部也會征求財務部總會計師設計方案在財務上的可行性的意見.通常在投標書完成時,應得到總會計師和總工程師的簽字認可.最后,開發(fā)部完成投標書后,經過總經理簽字授權,即可代表物業(yè)管理企業(yè)向招標單位進行投標.

大型物業(yè)管理企業(yè)的開發(fā)部一般都實行項目經理負責制,以項目小組為單位,分管具體項目的投標工作,以及中標后的合同簽訂工作；中小型的物業(yè)管理企業(yè)則大多由經理親自對各項目的投標工作負責.

第二章 物業(yè)管理招標的范圍、方式和內容

2．1物業(yè)管理招標的范圍

2．1．1確定項目是否應該招標的原則

在闡述物業(yè)管理招標范圍之前,有必要先對招標范圍的概念予以說明.

招標的范圍是指哪些項目必須要招標；哪些項目可以招標也可以通過其他方式指定承包商；哪些項目不適于招標.

根據我國招標投標法第一章第三條的規(guī)定,在中華人民共和國境內進行下列工程建設項目,必須進行招標：

1大型基礎設施、公用事業(yè)等關系社會公共利益、公眾安全的項目；

2全部或者部分使用國有資金投資或者國家融資的項目；

3使用國際組織或者外國政府貸款、援助資金的項目.

根據以上對必須招標的項目的界定,我們可以看出,對于一些影響力較大,特別是一些影響到公眾利益、國家利益和國際聲譽的項目,必須實行公開招標.其目的在于,通過公開招標方式,以較為符合市場規(guī)律的合理價格獲取高素質、高信譽的承包商的服務,從而有效地保證工程質量,維護國家和公眾利益.

對于不適于招標的項目,國家有關法律也作了規(guī)定,主要是一些關系到國家安全和屬于軍事機密的項目,這些項目一般都不公開招標.這是因為：①公開發(fā)布的招標文件中有可能涉及到與國家安全或軍事有關的機密；②一些不法分子有可能會借投標之名,趁機竊取國家機密.因此,對于這類項目,一般由國家指定的工程單位和物業(yè)管理單位進行建設和管理.

綜上所述,根據國家有關法律的規(guī)定和精神,我們可以總結出判斷某項目是否應該實行招標的三個原則：①是否與社會公眾利益密切相關；②是否關系到國家利益即是否使用了國有資金投資；③是否涉及國家安全或軍事機密.以上三原則同樣也體現了國際招標慣例,具有普遍性.物業(yè)管理招標投標同屬招標投標的一部分,理應遵守招標投標法的規(guī)定,因此,該三原則也同樣適用于界定物業(yè)管理招標的范圍.

2．1．2物業(yè)管理招標的具體范圍

由于我國的物業(yè)管理招標事業(yè)起步較晚,到目前為此,物業(yè)管理招標投標的具體法規(guī)和條文尚未出臺.另外,對于招標范圍的規(guī)定,招標投標法也只限于對工程建設和貨物采購招標的范圍作出規(guī)定.因此,從嚴格意義上講,物業(yè)管理招標的范圍在我國尚未從法律上界定.即法律沒有規(guī)定,在我國哪些項目其物業(yè)管理必須要實行招標,哪些不適于招標.然而,如前文所述,招標投標法對招標范圍的規(guī)定所體現的精神參照了國際慣例,具有普遍性；同時,針對目前在我國剛興起不久的物業(yè)管理招標投標的大多數做法都與上文所提到的“三原則”不謀而合,這使我們有足夠的理由相信,“三原則”是我國物業(yè)管理招標范圍發(fā)展的方向和趨勢,用它來指導界定物業(yè)管理招標范圍具有合理性和現實意義.

首先,根據“是否與社會公眾利益密切相關”的原則,大型基礎設施如機場、火車站、地鐵等和一些公用物業(yè)如圖書館等其物業(yè)管理都應實行招標.由于這些物業(yè)所承載的人流量巨大,其物業(yè)管理好壞直接關系到公眾的利益,甚至人身安全,因此,這些項目的物業(yè)管理一般都應實行招標.事實上,對于這類項目,往往從項目的勘察、設計、施工開始就已經實行了全套的招標,物業(yè)管理招標不過是其中的一部分而已.另外,對于一些大型的物業(yè)小區(qū)也應該實行物業(yè)管理招標.因為,對于生活著數萬居民甚至10萬居民以上的大型樓盤和小區(qū)來說,無疑是一個“小社會”,其管理好壞,居民是否安全、舒適,是直接關系到千千萬萬居民切身利益的,其社會影響力絲毫不亞于一個飛機場或一座火車站.因此根據第一個原則,該類樓盤的物業(yè)管理也屬于應該招標甚至必須要招標的范圍內.

其次,根據“是否關系到國家利益”的原則,除了上述大型的基礎設施和公用物業(yè)外,其他使用國有資金投資或國家融資建造的公用物業(yè),其物業(yè)管理一般也應實行招標.這是因為國家利益是群眾利益的代表,損害國家利益就等于損害社會公眾的利益,因此應對國家利益負責.近幾年來,一些由國家專項投資或專項貸款,特別是與外國聯(lián)合貸款興建的物業(yè)從設計施工到物業(yè)管理都采用了招標方式,并取得了良好的效果.然而,根據“是否涉及國家安全或軍事機密”的原則,一些由國家投資興建的用作軍事和行政用途的物業(yè),就不適合采用公開招標方式,如國家政府部門和機要部門的辦公大樓等.事實上,這一類物業(yè)都有國家專門指定的單位對其進行物業(yè)維護和管理.

由此看來,物業(yè)管理招標范圍已經有了較為清晰的界定.而對于那些在招標投標法中沒有規(guī)定的,可以實行也可不實行物業(yè)管理招標的項目,在實際操作中,主要取決于開發(fā)商和業(yè)主委員會的意見.不過,隨著業(yè)主對物業(yè)管理的要求不斷提高和業(yè)主自主管理制的廣泛應用,物業(yè)管理招標的范圍將會不斷擴大.目前物業(yè)管理招標范圍的界定尚未法律化,也有待完善.

2．2物業(yè)管理招標的方式

根據招標項目不同的特點,招標人有權選擇不同的方式進行招標.現行國際市場上通用的物業(yè)管理招標方式大致可分為三種：公開招標、邀請招標和議標.但我國自2000年1月1日施行的招標投標法只把招標方式分為公開招標和邀請招標兩種,沒有將議標納入.然而,考慮到物業(yè)管理招標在我國剛剛起步,議標作為一種簡單、便捷的方式目前仍被我國大多數開發(fā)商所采用,對我國的物業(yè)管理招標投標事業(yè)有著一定影響,筆者按照國際慣例仍將議標作為物業(yè)管理招標的一種方式與前兩種方式一并向讀者介紹.

2．2．1公開招標

公開招標是指招標人業(yè)主或開發(fā)商通過報紙、電視及其他新聞渠道公開發(fā)布招標通知,邀請所有愿意參加投標的物業(yè)管理企業(yè)參加投標的招標方式.公開招標最大的特點是招標人以招標公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標.

公開招標是國際上最常見的招標方式,其優(yōu)點是最大程度地體現了招標的公平、公正、合理原則,因此,我國大型基礎設施和公共物業(yè)的物業(yè)管理一般都采用公開招標方式.需指出的是,由于物業(yè)管理具有長期性和區(qū)域性的特點,因此,除國家級重點項目如三峽工程以外,對于地方性的重點項目如地方的大型基礎設施和物業(yè)一般都采用地方公開招標方式招標.地方公開招標,就是指通過在地方媒體刊登招標廣告或在招標廣告中注明只選擇本地投標人進行投標.由于物業(yè)管理自身的特點,對于一些不可能

也不適宜吸引全國各地物業(yè)管理企業(yè)的項目,通過地方公開招標,既節(jié)省了招標人的招標成本,又不影響公開招標的公平性和有效性,不失為一種較為經濟有效的招標方法.

公開招標方式要求招標人嚴格遵守公平、公正、合理的招標原則,這具體體現在：

在公開招標中,招標方首先應依法發(fā)布招標公告.凡愿意參加投標的單位,可以按通告中指明的地址領取或購買較詳細的介紹資料和資格預審表,并將資格預審表填好后寄送給招標單位.招標單位對所有申請資格預審的單位進行審查,經審查合格者可向招標單位購買招標文件,參加投標.

公開招標方的招標文件必須規(guī)定開標日期、時間和地點.開標必須在招標機構的所有決策人員和投標人在場的情況下當眾進行.開標后,出席開標的招標機構所有決策人員應在各投標單位的每份標書的報價總表上簽字,這意味著所有報價從即時起到授標前均不得更改.另外,按照國際慣例,標書應規(guī)定不允許更改的技術要求與財務條件,任何投標單位都必須按這些條件投標報價.這些條件只有在開標后的議標階段才可商談更改.

在實行公開招標時,評審標書和報價都是在嚴格保密中進行的.評標時,招標機構可以要求投標人回答或澄清其標書中的某些含糊不清的問題,但無權要求或接受投標人調整價格.一般而言,公開招標項目合同應授予報價最低者,但在以下情況可另作考慮：①招標文件中另有規(guī)定；②投標文件違反有關國際慣例或招標文件的有關規(guī)定；③最低報價明顯不合理.

實行公開招標,可以使投標人充分獲得市場競爭的利益,同時又實現了公平競爭,大大減少了偷工減料的舞弊現象,是最系統(tǒng)、最完整和規(guī)范性最好的招標方式,因而成為其他招標方式主要的參照對象.不過,公開招標方式也有招標時間長,招標成本較高的不足之處.

2．2．2邀請招標

邀請招標是指不公開刊登廣告而直接邀請某些單位投標的招標方式,其主要特點是以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標.

邀請招標主要適用于標的規(guī)模較小即工作量不大,總管理費報價不高的物業(yè)管理項目.由于公開招標方式工作量大、招標時間長、費用高,邀請招標有的地方彌補了公開招標方式的不足,成為公開招標不可缺少的補充方式,并由于其節(jié)省招標時間和成本的優(yōu)點,深受一些私營業(yè)主和開發(fā)商的歡迎.目前,邀請招標方式在物業(yè)管理招標中亦頗受歡迎,特別為一些實力雄厚、信譽較高的老牌開發(fā)商所經常采用.究其原因,首先,由于物業(yè)管理具有地域性的特點,開發(fā)商主要在當地選擇投標單位,而當地的投標人數量本身就不大；其次,由于開發(fā)商的市場經驗較豐富,能及時掌握各類物業(yè)管理企業(yè)的經營情況和服務質量情況,使其有能力挑選出一批素質上乘的物業(yè)管理企業(yè)參加投標,既節(jié)省了成本,又不失效果.

邀請招標在“省時省錢”的優(yōu)點十分鮮明的同時,其缺點也十分突出.由于邀請招標是由招標人預先選擇了投標人,因此可選擇范圍無疑就縮小了,這容易誘使投標人之間產生不合理競爭,容易造成招標人和投標人的作弊現象.因此,邀請招標是否成功最關鍵的就是在選擇范圍縮小的情況下,如何防止不合理競爭和作弊行為.我國招標投標法對邀請招標方式有明確規(guī)定：“招標人采用邀請招標方式的,應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書”.該規(guī)定就是為了防止投標過少而導致投標人相互勾結,哄抬標價,損害招標人的利益.另外,筆者建議招標人在挑選投標人時可參考以下的選擇條件：①投標單位當前和過去的財務狀況必須良好；②近

期內承擔過類似的物業(yè)管理工作,具有豐富的經驗；③在本地區(qū)具有較高的信譽；④對該項目的物業(yè)管理工作有足夠的能力承擔.可以看出,招標人只有對投標人在數量上和質量上進行合理的篩選,才能確保邀請招標的最終成功.

邀請招標具有節(jié)省時間、減少招標費用的優(yōu)點,但這種招標方式也有其弊病,那就是再好的篩選,也有可能遺漏一些合格的、有競爭力的物業(yè)管理企業(yè)；另外,在評標中可能會歧視某些投標人等.盡管如此,邀請招標仍作為一種重要的招標方式被廣泛使用.

2．2．3議標

議標又稱談判招標,是指開發(fā)商或業(yè)主不必公開發(fā)布招標公告,而是選擇其認為有能力承擔或獲標的物業(yè)管理企業(yè),邀請其投標,然后通過平等協(xié)商,最終達成協(xié)議.議標實質上可以看作是更小范圍的邀請招標.

議標目前在我國中小規(guī)模的物業(yè)管理招標項目中較為常見.這是因為,一方面,該類物業(yè)的工期較緊,標的總價較低,短時間內難以吸引足夠數量的物業(yè)管理單位進行投標.事實上該類項目也就是我們常見的中小樓盤和物業(yè)很少是實行超前招標,讓物業(yè)管理企業(yè)介入其設計施工階段的,大多數情況是開發(fā)商等物業(yè)完工后才去選擇物業(yè)管理企業(yè).由于這時工期緊,開發(fā)商往往采用議標方式,同時找?guī)准椅飿I(yè)管理企業(yè)到現場考察,然后同時進行談判協(xié)商,最終選定符合要求的物業(yè)管理企業(yè).另一方面,開發(fā)商本身對物業(yè)管理企業(yè)的情況較為了解,且所需管理的物業(yè)技術性和專業(yè)性不強,對管理的要求不是非常嚴格.此時在投標人競爭范圍縮小的情況下,并不影響物業(yè)管理服務的質量.因此,議標方式常常更適合經驗豐富的開發(fā)商所采用,業(yè)主委員會也可通過委托招標機構采用議標方式進行招標.

議標又稱談判招標,顧名思義,其最大的特點在于招標人與投標人之間可以相互協(xié)商,投標人通過不斷地修改標價來與招標人取得一致.這種方式更加接近傳統(tǒng)的商務方式,是招標方式與傳統(tǒng)商務方式的結合,兼顧兩者的優(yōu)點,既節(jié)省了時間和招標成本,又可以獲取有競爭力的標價.然而,有利就有弊.由于招標人同時與幾個投標人進行談判,這就使投標人之間更容易產生不合理競爭,使得招標人難以獲取有競爭力的標價.可以看出,議標方式對招標人的要求很高,要保證議標的成功通常都要求招標人對物業(yè)管理行業(yè)和物業(yè)管理企業(yè)的情況要有充分的了解.因此,一般對于較大型的或較復雜的物業(yè),或者是由缺乏經驗的開發(fā)商和業(yè)主自行進行招標的情況,都不宜采用議標方式.而對于復雜的傳統(tǒng)招標項目,如工程承包和設備采購等,就更不采用議標方式了.這也是為什么我國招標投標法不將議標作為一種招標方式的原因.然而,議標在我國新興的物業(yè)管理招標中卻有著用武之地,尤其是針對廣大的中小房地產開發(fā)商,議標為物業(yè)管理招標投標事業(yè)在我國的發(fā)展壯大起到了先鋒作用.因此,如何規(guī)范和完善議標的法律地位,是一個值得研究的問題.

2．3物業(yè)管理招標的內容

物業(yè)管理的具體內容十分繁瑣,因此,物業(yè)管理招標通常都采用“一攬子”方式,也就是將所有與某物業(yè)有關的管理項目“捆綁”起來,形成“項目包”,再將其作為標的進行招標.另外,從縱向來看,由于物業(yè)管理具有超前介人的特點,物業(yè)管理的內容應包括從開發(fā)設計期間到物業(yè)竣工驗收前的管理顧問服務以至到用戶人住后的管理運作服務.一般來說,幾乎所有的物業(yè)管理內容都可以進行招標,但并非所有的物業(yè)管理內容都適合招標.這是因為,“一攬子”的物業(yè)管理招標方式,使得“項目包”中的內容均可以一定的標準進行統(tǒng)一衡量,形成一個總標價,以便于招標人進行評價.而有些物業(yè)管理內容,既不能以價格將其統(tǒng)一,又難以用打分法評價其得分高低.對于這些服務內容,一般就不被納入招標的內容.這些物業(yè)管理內容主要是一些衍生的優(yōu)化性服務,如小區(qū)內的精神文明建設、辦公樓的市場形象塑造等,由于這些內容所花費的工作量以及所產生的效果均難以計量,通常不列入物業(yè)管理招標的內容.簡單地說,物業(yè)管理招標的內容主要包括兩部分,即前期顧問服務和實質管理服務.根據物業(yè)性質的不同,這兩部分的內容也不同,具體可分為非經營性物業(yè)管理招標內容和經營性物業(yè)管理招標內容.

2．3．1非經營性物業(yè)管理招標的內容

非經營性物業(yè)是指住宅小區(qū)等主要以居住為目的的物業(yè).非經營性物業(yè)管理的目標在于為居民創(chuàng)造一個安全、舒適、優(yōu)美的居住環(huán)境,因此,非經營性物業(yè)管理招標的目的在于以經濟合理的價格為住戶提供良好的居住環(huán)境.

非經營性物業(yè)管理招標的內容如前所述分為前期顧問服務和實質管理服務兩個部分,各部分的具體服務內容如下：

1前期顧問服務內容

1開發(fā)設計建設期間提供的管理顧問服務

由于物業(yè)具有不可移動性,一旦建成則很難改變,因此物業(yè)的開發(fā)設計和施工是至關重要的.如果在開發(fā)設計階段沒有考慮到以后物業(yè)管理的問題,那么日后這些疏忽往往會成為物業(yè)管理的難題.如某些物業(yè)沒有安排必要的管理用房、園林綠地、交通空間等,給日后物業(yè)管理帶來很大的煩惱.因此,在開發(fā)設計建設階段引入物業(yè)管理企業(yè)的管理顧問服務是十分必要的.具體的服務內容有：

①對投標物業(yè)的設計圖提供專業(yè)意見.

②對投標物業(yè)的設施配備及建筑材料選用提供專業(yè)意見.

③對投標物業(yè)的建筑施工提供專業(yè)意見并進行監(jiān)督.

④提出本投標物業(yè)的特別管理建議.

2物業(yè)竣工驗收前的管理顧問服務

①制訂員工培訓計劃.對于不同類型的物業(yè)小區(qū),物業(yè)管理員工如果要做到服務細心、熟練、周到,必須要經過物業(yè)管理企業(yè)的專門培訓.

②列出財務預算方案.編列財務預算方案的目的在于體現保本微利、量人為出的物業(yè)管理原則,另外也為物業(yè)管理所需的第一筆啟動資金的籌集提供依據.

3住戶人住及裝修期間的管理顧問服務

①住戶人住辦理移交手續(xù)的管理服務.

②住戶裝修工程及材料運送的管理服務.

③遷入與安全管理服務.

前期顧問服務主要是應開發(fā)商的要求為其提供的,所需費用也通常向開發(fā)商而非小業(yè)主收取.

2實質管理服務內容

住戶人住后的實質管理服務是直接與住戶日常生活密切相關的,具體內容包括：

1物業(yè)管理的人力安排.即根據物業(yè)管理的工作量安排物業(yè)管理人員,以達到既經濟、又高效地進行物業(yè)管理工作.

2保安服務.

3清潔服務.

4房屋及設施的維修保養(yǎng)服務.

5財務管理服務.

6綠化園藝管理服務.

7其他管理服務.如車輛管理及上門特約服務等.

由于實質管理服務與小業(yè)主的利益關系最密切,其物業(yè)管理費也主要向小業(yè)主收取,因此這部分服務內容招標時,應選擇服務周到、服務質量高且價格合理的物業(yè)管理企業(yè).

2．3．2經營性物業(yè)管理招標的內容

經營性物業(yè)是指以經營性房屋為主體的物業(yè),如酒店、寫字樓、零售商業(yè)中心、工業(yè)廠房、貨倉等.

經營性物業(yè)最重要的特點就是具有商業(yè)特性,即開發(fā)商的目的在于從經營性物業(yè)所獲得的利潤最大化.因此經營性物業(yè)物業(yè)管理的一個主要目標便是利潤目標,即物業(yè)管理企業(yè)通過有效的經營管理服務,充分合理、最大限度地發(fā)揮物業(yè)功能,提高物業(yè)出租率、出售率及營業(yè)收入,促使物業(yè)保值增值,提高租金收入,從而滿足委托方的盈利目標要求.

經營性物業(yè)的這一特性使物業(yè)管理超越了原有的交換式勞動范疇,成為一種創(chuàng)造性的附加勞動.因為在經營性物業(yè)出租后,由于物業(yè)管理的追加,而使物業(yè)的使用期限和使用功能大大提高,也會招引更多的租戶和顧客,從而提高物業(yè)的營業(yè)收入,創(chuàng)造更多的價值.這時,物業(yè)管理就成為了凝結在物業(yè)價值中的物化勞動,是一種可資本化的勞動,能夠創(chuàng)造新的價值.

經營性物業(yè)管理招標的內容同樣分為前期顧問服務和實質管理服務.經營性物業(yè)管理的前期顧問服務內容與之前介紹的非經營性物業(yè)管理的前期顧問服務大致相同.不過,物業(yè)管理企業(yè)在經營性物業(yè)竣工驗收前新增的一項重要服務內容便是代開發(fā)商制訂物業(yè)的租金方案和租賃策略,以及進行廣告招租宣傳,最大限度地提高該物業(yè)出租率,增加租金收入.這正是經營性物業(yè)商業(yè)性的體現.而在實質管理服務中,經營性和非經營性物業(yè)管理的內容也大致相同,如同樣有保安、清潔、綠化和房屋設備維護等基本項目.但有所不同的是,經營性物業(yè)管理的服務是一種創(chuàng)造性的附加勞動,其管理目的不是維持物業(yè)的基本使用功能,而是不斷保持物業(yè)使用功能上的先進性,因此經營性物業(yè)管理企業(yè)除了要經常對物業(yè)進行高標準的維護之外,還要經常更新物業(yè)的設施和使用功能,以保持物業(yè)設施的先進.另外,經營性物業(yè)的實質管理服務還應增加租賃管理服務的內容等.

綜上所述,無論是非經營性物業(yè),還是經營性物業(yè),其招標的內容都主要為前期顧問服務和實質管理服務.由于這兩種服務的性質不同,因此在招標中的規(guī)定也不同.前期顧問服務方案的好壞對整個物業(yè)的價值至關重要,而顧問服務的工作量又難以進行定編計算,因此在評標時,應該主要側重于對顧問服務方案的評價.與之相對的實質管理服務,由于服務內容已逐漸標準化,易于定編計算工作量,因此在評標時對于這部分的內容,應將報價作為主要考慮因素.

第三章 物業(yè)管理招標程序

物業(yè)管理招標過程中涉及大量的人力物力,因此應嚴格根據程序按部就班地完成.本章參照國際招標投標慣例,按時間先后順序將整個招標程序劃分為招標的準備、招標的實施和招標的結束三個階段.以下分別對每一階段的程序和內容進行詳細介紹.

3．1招標準備階段

招標準備階段是指從開發(fā)商或業(yè)主決定進行物業(yè)管理招標到正式對外招標即發(fā)布招標公告之前的這一階段所做的一系列準備工作.根據國際慣例,這一階段的主要工作有：成立招標機構；編制招標文件；確定標底.

3．1．1成立招標機構

任何一項物業(yè)管理招標,無論是開發(fā)商還是業(yè)主委員會,都需要成立一個專門的招標機構,并由該機構全權負責整個招標活動.招標機構的主要職責是：擬定招標章程和招標文件；組織投標、開標、評標和定標；組織簽訂合同.可見招標機構一旦成立,其職責將貫穿整個招標投標過程.

成立招標機構主要有兩種途徑.一種是開發(fā)商或業(yè)主自行成立招標機構,自行組織招標投標工作；另一種是開發(fā)商或業(yè)主委員會委托專門的物業(yè)管理招標代理機構招標.兩種途徑都符合我國招標投標法的規(guī)定,并各有特點.

對于開發(fā)商或業(yè)主委員會自行成立招標機構,我國招標投標法規(guī)定：“招標人具有編制招標文件和組織評標能力的,可以自行辦理招標事宜.任何單位和個人不得強制其委托招標代理機構辦理招標事宜”.考慮到招標是一項較為復雜和繁瑣的工作,其中在編制招標文件和組織評標方面有較強的專業(yè)性,對招標人能力的要求也較高,因此,招標人應根據自己的實際情況,量力而行.如招標人為實力雄厚的大型開發(fā)商或聯(lián)合開發(fā)機構,有能力從物業(yè)的設計、施工監(jiān)理到驗收,整個開發(fā)的過程都統(tǒng)一自行成立招標機構,包攬其“一條龍”的招標工作,這時該物業(yè)管理招標也理應由開發(fā)商自行成立的招標機構來完成.再如,對于采用小范圍邀請招標或議標方式的小規(guī)模物業(yè)管理項目,由于招標工作量不大,專業(yè)性不強,開發(fā)商一般都能夠自行編制招標文件和組織評標,這時,招標人自行成立招標機構招標也較為適宜.自行招標的開發(fā)商或業(yè)主應按照慣例在開發(fā)商所在單位或業(yè)主委員會下設“招標工作委員會”或“招標工作組”等非常設的招標機構.其具體的組織機構設置本書第1章已作詳細介紹,在此不再贅述.

對于招標人委托招標代理機構招標,我國招標投標法規(guī)定：“招標人有權自行選擇招標代理機構,委托其辦理招標事宜.任何單位和個人不得以任何方式為招標人指定招標代理機構”.采用委托招標代理機構招標的最大優(yōu)點在于招標機構與投標人之間做到信息充分對稱,使得在招標項目專業(yè)性較強或開發(fā)商和業(yè)主信息不充分的情況下,招標得以順利完成.要做到這一點,開發(fā)商或業(yè)主在選擇招標代理機構時應注意以下問題：

首先,招標人應根據自己的意愿和自身情況選擇招標代理機構,任何個人和單位都無權強行指定招標代理機構給招標人.而且,招標代理機構與招標人之間僅限于委托代理的關系,招標代理機構無權將招標結果強加于招標人,招標人應是是否中標的最終決定者.特別是國有房地產開發(fā)商在委托招標代理機構招標時,應避免選擇與自己有上級關系的招標代理機構.

其次,招標人應根據自己標的的規(guī)模大小,選擇不同等級的招標代理機構進行招標.我國招標投標法對招標代理機構的資格和等級劃分,主要依據招標代理機構所具備的兩個條件：一是代理招標經歷達到一定的年限,且連續(xù)幾年招標金額達到一定等級；二是編制招標文件和組織評標的專業(yè)能力和技術力量,也就是配備的專家人才庫的規(guī)模大小和專家素質的高低.招標人應根據自身對物業(yè)管理的要求及標的的規(guī)模大小選擇相稱的招標代理機構,在委托價格合理的情況下,應選取具有較高等級的代理機構進行招標.

招標人委托招標代理機構進行招標的方式常用于公開招標和一部分大范圍邀請招標.事實上,對于一些大型的項目,開發(fā)商往往委托一家招標代理機構包攬該項目所有的招標工作；另外,業(yè)主委員會進行物業(yè)管理招標時,通常也采用委托招標代理機構招標的方式.

3．1．2編制招標文件

編制招標文件是招標準備階段招標人最重要的工作內容.招標文件是招標機構向投標者提供的為進行招標工作所必需的文件.招標文件的作用在于：告知投標人遞交投標書的程序；闡明所需招標的標的情況；告知投標評定準則以及訂立合同的條件等.招標文件既是投標人編制投標文件的依據,又是招標人與中標人兩定合同的基礎,因此它是對招標機構與投標人雙方,以及招標人開發(fā)商或業(yè)主與中標人雙方都具有約束力的重要文件.招標人應十分重視編制招標文件的工作,并務必做到條款嚴密、周到,內容明確,合理合法.

物業(yè)管理招標文件的內容格式根據招標項目的特點和需要而有所不同,但任何招標文件都應當依據法規(guī)和慣例編寫其基本的內容.我國招標投標法規(guī)定：“招標文件應當包括招標項目的技術要求、對投標人資格審查的標準、投標報價要求和評標標準等所有實質性要求和條件以及擬簽訂合同的主要條款”.根據這一規(guī)定和國際慣例,物業(yè)管理招標文件的基本內容可概括為三大部分：

1投標人須知

投標人須知是招標文件的重要組成部分,它是業(yè)主或招標機構對投標人如何投標的指導性文件,其內容包括投標的條件、有關要求及手續(xù).

1投標的條件

招標文件所以要對投標的條件進行說明和規(guī)定,其目的是為了保證投標人的合格性和投標的真實性.為了保證投標人的合格性,招標機構有必要對潛在的投標人進行投標資格預審,招標文件在這一部分規(guī)定參加資格預審的投標人須遞交的證明資料及其格式,以便統(tǒng)一進行審查.為了保證投標的真實性,招標人往往還要求投標人必須交納投標保證金,招標文件中規(guī)定了投標保證金的比例、交納方式以及保證書的格式等.

2對投標文件的要求

如果說投標的條件側重于對投標人的要求,則該部分側重于對投標文件的要求.由于招標機構在接受投標書時,通常會檢查投標書的制作和封送是否合乎程序,招標文件必須在這一部分中寫明對投標文件編寫的統(tǒng)一要求通常提供統(tǒng)一的投標文件格式以及對投標文件封存和遞交的規(guī)定,以便于開標和評標工作.

3對招標程序的說明

由于整個招標過程應體現出公平、公正、合理的原則,而要體現公平、公正原則,重要的一條便是招標程序的公開化,以增加招

標活動的透明度.招標文件這一部分的內容便是通過將開標、評標和定標的規(guī)劃等招標過程的關鍵內容予以公開,從而體現了整個招標工作的公正透明.

2合同條款

合同條款的目的在于將中標后所要簽訂的合同的內容規(guī)范化和公開化,這也是招標公平、公正原則的具體表現.合同的條款分為一般性條款和特殊性條款.前者通常是物業(yè)管理招標的行業(yè)性的約定俗成,對于不同的物業(yè)管理項目均具有一般性,通常由技術條款、商務條款和法律條款組成；后者則是針對每個具體不同的物業(yè)管理項目自身的特點而度身定造的個性化條款.按照個性包括共性的道理,在合同條款中,特殊性條款也就優(yōu)于一般性條款,在兩者發(fā)生不一致時,合同應以特殊性條款為準.

3技術規(guī)范

技術規(guī)范是詳細說明招標項目的技術要求如物業(yè)管理項目的服務標準、具體工作量等的文件,當屬招標文件的重點之一.技術規(guī)范通常是以技術規(guī)格一覽表的形式進行說明,另外還需附上項目的工程圖紙等作為投標人計算標價時的依據.

考慮到招標文件的編制對整個招標活動的影響舉足輕重,下一章將專門就招標文件的編制進行詳細介紹,在此不再贅述.

最后談一談制定招標文件的時間.何時制定招標文件是由物業(yè)開發(fā)建設程序決定的,我國目前大多數物業(yè)管理招標均是在物業(yè)開發(fā)建設的后期.然而,隨著開發(fā)商對物業(yè)管理的要求不斷提高,物業(yè)管理“超前招標”已屢見不鮮.“超前招標”在我國即為在薦目立項階段,用地申請得到批準后即可進行物業(yè)管理招標工作、制定招標文件.超前實行物業(yè)管理招標確實有其優(yōu)點,然而過早地制定招標文件,加之此時存在大量的不確定因素會使得招標文件編制難度加大,可靠性降低.因此,應注意把握招標文件制定的時間,使編制出的招標文件內容既嚴密明確,又不失前瞻性.

3．1．3制足標底

制定標底是招標的一項重要的準備工作.按照國際隕例,在正式招標前,招標人應對招標項目制定出標底.標底是招標人為準備招標的內容計算出的一個合理的基本價格,即一種預算價格,它的主要作用是作為招標人審核報價、評標和確定中標人的重要依據.因此,標底是招標單位的“絕密”資料,不能向任何無關人員泄露.特別是我國國內大部分項目招標評標時,均以標底上下的一個區(qū)間作為判斷投標是否合格的條件,標底保密的重要性就更加明顯了.

由于標底是衡量投標報價競爭力的一把尺子,標底制定的好壞,直接影響到招標工作的有效性.標底定的過高,進人合格范圍內的投標人數量太多,就會使評價的工作量和難度大大增加；標底定得過低,又容易使所有的投標人都落空,從而導致招標失敗.因此,標底制定得好,可以說是招標工作成功的一半,而編制一個先進、準確、合理、可行的標底需要認真細致,實事求是.首先,標底的制定與招標文件的編制有著密不可分的關系.標底制定得是否正確很大程度上取決于招標文件中對項目工作量的說明是否正確,因此招標文件對項目的工作量進行說明時應盡量減少漏項,同時將工作量盡可能算準確,力爭將招標文件中計算出的工作量與實際量的誤差控制在5％以內.其次,標底的制定應建立在一個比較先進的物業(yè)管理方案基礎上,這樣編制出的標底才切合實際.如果開發(fā)商或業(yè)主屬自行招標,則可參照相關物業(yè)近年來國內外先進的物業(yè)管理方法,或者開發(fā)商或業(yè)主可以委托招標代理機構制定標底.

3．2招標實施階段

招標實施階段是整個招標過程的實質性階段.招標的實施主要包括以下幾個具體步驟：發(fā)布招標公告或投標邀請書；組織資格預審；召開標前會議；開標、評標和定標.

3．2．1發(fā)布招標公告或投標邀請書

我國招標投標法和國際慣例都規(guī)定,招標人采用公開招標方式招標的,應當發(fā)布招標公告；招標人采用邀請招標方式的,應當向三個以上具備承擔招標項目的能力、資信良好的特定的法人或其他組織發(fā)出投標邀請書.無論是招標公告還是投標邀請書,其目的是一致的,都是為了向盡可能多的潛在投標者提供均等機會,讓其了解招標項目的情況,并對是否參加該項目投標進行考慮和有所準備.兩者的區(qū)別在于對公開招標公告的要求更為嚴格.以下對發(fā)布招標公告的渠道和時間安排、招標公告的內容和格式等進行詳細介紹.

1發(fā)布招標公告的渠道

發(fā)布招標公告應根據項目的性質和自身特點選擇適當的渠道.國際慣例中常見的招標公告發(fā)布渠道有：指定的招標公報、官方公報、本國報紙、技術性或專業(yè)性期刊以及信息網絡等其他媒體.

一般來說,一些必須招標的大型項目的招標公告都應在指定的刊物上刊登.如實行國際競爭招標的公告的指定發(fā)布刊物為聯(lián)合國出版的發(fā)展商務報Develement Business；必須實行國內公開招標的項目的招標公告指定必須在我國出版的中國招標期刊上刊登.除了必須在指定的刊物上刊登以外,此類項目還可以在官方公報上刊登招標公告,使投標具有廣泛性,如在我國還主要刊登在人民日報、中國日報上.

對于大多數中小規(guī)模的物業(yè)管理招標項目,其招標公告一般選擇在國內廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登.如果是實行地方性公開招標的項目,其招標公告應選擇在本地的官方公報或本地區(qū)廣泛發(fā)行的一種報紙上刊登.另外,還可以選擇在一些專業(yè)類期刊上刊登,如房地產、物業(yè)管理專業(yè)期刊等.

實際上,除了一些必須要在指定刊物刊登的招標項目外,國際慣例對招標公告的發(fā)布一般只要求符合信息廣泛性原則.因此通常情況下,一項招標項目往往同時通過幾種渠道發(fā)布其招標公告,而不拘泥于某一種渠道,比如在當今的信息網絡刊登招標公告.

2發(fā)布招標公告的時間安排

為使?jié)撛诘耐稑巳藢φ袠隧椖渴欠裢稑诉M行考慮和有所準備,招標人在刊登招標公告時,在時間安排上應考慮兩個因素：

1刊登招標公告所需時間.各類刊物從接受廣告申請到刊出廣告需要一定時間,如果沒有充分地考慮,招標公告可能會在投標截止日期之后才能刊登出來.另外,如果要通過幾個渠道發(fā)布招標公告,要考慮到各類渠道的出版周期如報刊的出版周期顯然要比網絡媒體長,以便能讓招標公告基本在同一時間刊登出來.

2投標人準備投標所需時間.這一時間應從招標公告預計發(fā)布日期開始計算.投標人申請投標一得到招標文件一準備投標一遞交投標書需要有足夠的時間.按照國際慣例,從招標公告發(fā)布之日算起,應讓投標人至少有45天通常有60～90天來準備投標和遞交標書.

3招標公告的內容和格式

招標公告應以簡短、明了和完整為宗旨.通常情況下應包括以下內容：

①招標單位業(yè)主或開發(fā)商名稱；

②項目名稱；

③項目地點；

④項目資金來源物業(yè)管理資金來源,如業(yè)主分攤或開發(fā)商預付等；

⑤招標目的邀請資格預審還是邀請投標；

⑥項目要求概述項目性質、規(guī)格及管理要求；

⑦購買招標文件的時間、地點和價格；

⑧接受標書的最后日期和地點；

⑨開標日期、時間和地點；

⑩如果需要,規(guī)定資格預審的標準,以及提供資格預審文件的日期、份數和使用語言；

⑩必要時規(guī)定投標保證金的金額；

⑩招標單位的地址、電話等聯(lián)系方法.

招標公告的具體內容和格式可以根據招標人的具體要求進行變通,然而招標公告的基本內容,如招標人的名稱和地址、招標項目的性質、數量、實施地點和時間,以及獲得招標文件的辦法等關鍵事項,按照我國招標投標法規(guī)定必須載明.至于投標邀請書的內容和格式與招標公告大致相同,在此便不再重復了.

3．2．2組織資格預審

資格預審是招標實施過程中的一個重要步驟,特別是大型的項目,資格預審更是必不可少.

資格預審是對所有投標人的一項“粗篩”,也可以說是投標者的第一輪競爭.資格預審可以起到以下作用：首先,資格預審可以減少招標人的費用.因為投標人數量過多,招標人的管理費用和評標費用就會大大提高,通過資格預審淘汰一部分競爭者則可以減少這筆費用.其次,資格預審還可以保證實現招標目的,選擇到最合格的投標人,此投標人不僅報價最低或較低,而且他的報價是以其技術能力、財務狀況及經驗為基礎的,防止了一些素質較低的投標商以價格進行惡性競爭.此外,資格預審能吸引實力雄厚的物業(yè)管理公司前來投標,招標人還可以通過資格預審了解投標人對該項目的投標興趣大小.

若招標物業(yè)預計投標公司的數目眾多,可預先對各投標公司進行資格預審,剔除資信較差的公司,重點選擇6-10家申請者參與投標,這就是所謂早期預審；若投標公司數量較少,則可待投標機構已遞送標書且開標之后進行資格預審,這也就是所謂后期預審.無論資格預審在何時進行,其審核程序和要求投標公司遞交的文件都大致相同.

1資格預審的程序

資格預審包括以下三個步驟：

1發(fā)出資格預審通告或資格預審邀請書.發(fā)布資格預審通告通常有兩種做法,一種是在前述的招標公告中寫明將進行資格預審,并通告領取或購買資格預審文件的地點和時間；另一種做法是在報紙上另行刊登資格預審通告.資格預審通告的主要內容包括：招標項目簡介；項目資金來源；參加預審的資格；獲取資格預審文件的時間、地點以及接受資格預審申請的時間和地點.按照慣例,從刊登資格預審通告的日期到申請截止期應不得少于45天.資格預審通告格式如表3．1所

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