如果將項目比作一輛汽車，那么預算就是它的燃料。就像汽車需要汽油一樣，項目也需要資金和資源來維持運轉(zhuǎn)。而作為項目經(jīng)理，應該盡量用最有效的方式規(guī)劃和使用這些資源，使項目按時交付。

項目預算是一項計劃，其中詳細說明了將花費多少錢、用于哪些方面以及何時花費。如果提前制定預算計劃，并在整個項目過程中使用它來監(jiān)控支出，就可以降低資源耗盡或超出預算的可能性。

制定項目預算的 9 個步驟

制定項目預算可以按照一系列步驟來完成：

1. 設定項目目標

項目目標是一個好開始，可以幫助你了解工作的方向，并在制定項目計劃時起到指路明燈的作用。

要編寫清晰的目標，請使用 SMART法，即具體、可衡量、可實現(xiàn)、現(xiàn)實和有時限。例如，如果你想提高網(wǎng)站的訪問量，可以設定這樣的目標："到本季度末，網(wǎng)站主頁的有效流量增加 10%"。

2. 確定項目范圍

項目范圍為項目設定了界限，比如要做什么工作或者不做什么工作，以及工作期限和交付成果。

在確定項目范圍時，請考慮以下幾點：

● 可用資源：

在確定要定位的具體可交付成果之前，請盤點可用的資源。如果預算有硬性上限或項目團隊帶寬有限，可能需要相應地調(diào)整交付成果。

● 時間限制：

緊張的項目進度會影響資源成本。例如，如果你的工作期限很緊，可能需要員工加班趕工或聘請更多的員工去完成。

● 非目標：

項目范圍之外有什么？確定不打算實現(xiàn)的目標可能會有所幫助，這樣可以避免范圍蔓延和潛在的超支。

3. 將可交付成果分解為子依賴項

接下來，列出項目范圍內(nèi)的所有可交付成果，并將它們分解為子依賴關系。這種方法可以幫助你在制定預算時，將所有隱藏的項目費用計算在內(nèi)。

如果更喜歡圖表的形式，可以嘗試創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。這種可視化工具將工作細分為多個層次，最上面是主要目標，下面是可交付成果和子依賴項。

4. 列出所需資源

盡可能具體列出每個項目所需的資源，記住 "資源 "不僅僅指人員或設備，還可能包括間接成本，如培訓或?qū)嶋H工作空間。一些常見項目成本類別有：團隊成員、采購、培訓、設備、專業(yè)服務等。

5. 估算金額

歸根結(jié)底，預算就是對成本的估算。雖然我們無法預測未來，但有幾種方法可以幫助你盡可能做出最準確的估算。

● 估算并總結(jié)每個單獨部件的成本
● 從固定量開始倒推
● 比較類似項目的預算
● 考慮不同的場景變量

不必拘泥于一種方法，你可以根據(jù)自己獨特的項目情況，將這些方法結(jié)合起來使用。

6. 預留應急基金

有時，項目過程中會發(fā)生意想不到的事情。當計劃發(fā)生變化時，應急儲備可以為你的預算提供額外的支持。通常的建議是預留預算總額的 5%-10%作為意外開支準備金。

預算編制是一個估算的過程，因此應始終將應急基金包括在內(nèi)。

7. 創(chuàng)建預算文檔

創(chuàng)建實際預算文檔需要包含一些關鍵部分：

● 每項交付成果、子交付成果和所需資源的細列項目，以及每項成果的預期成本。
● 每種資源需要使用的時間以及預計花費資金的時間表。
● 每個預算組成部分的負責人。例如，你可以注明你的助理負責團隊的工時和績效。
● 清楚地記錄每個細列項目將從公司預算的哪一部分提取資金。例如，你可以使用市場部門的預算來制作廣告，使用 IT 部門的預算來進行電腦升級。
● 整個項目的支出總額。如果適用，還應包括將使用的各部門預算的單獨總額。
● 項目啟動后，跟蹤實際成本與預算成本的對比。

8. 制定監(jiān)控支出的計劃

提前計劃密切關注實際成本與預算成本的頻率，這樣就能在潛在問題惡化之前將其扼殺。你還可以事先決定如果超出（或低于）預算該怎么辦。

9. 獲得主要利益相關者的批準

掌握了項目預算計劃后，應與項目利益相關者分享該計劃并要求他們簽批。你所制定的詳細計劃，應能讓審批人清楚地了解每個細列項目將如何促進項目目標的實現(xiàn)。

項目預算管理工具

選擇合適的項目預算編制管理工具也很重要。該工具應能讓你輕松共享和實時更新預算，這樣就能確保所有團隊成員都在使用最新版本。

項目管理軟件8Manage PM的好處在于，可以讓你實時共享、控制范圍、管理和跟蹤預算與進度。例如，8Manage PM的通用報告功能會自動從你的項目中提取數(shù)據(jù)，并在一個地方顯示支出、任務狀態(tài)和已完成的里程碑，這樣就不必再費盡心思去弄清楚是否已步入正軌。

● 雙向工作分解及時間、資源和成本的規(guī)劃
● 實施可用于跟蹤任務和項目績效的基線
● 持續(xù)監(jiān)控項目時間、資源及資金的使用
● 管理范圍蔓延及需求變更，提醒利害關系人
● 監(jiān)控項目進度及績效及預測項目完成時所消耗的時間和成本

使用8Manage PM，你可以輸入和合計細列項目、建立自定義字段、指定所有者，并輕松與隊友共享信息。除了實際預算，你還可以迭代過去的工作流程，創(chuàng)建流程文檔，保存項目預算模板，確保每個步驟都不會遺漏。

明智管理項目預算

精心設計的預算可幫助您完成整個項目生命周期，包括規(guī)劃、批準和執(zhí)行。當借助8Manage PM項目管理軟件建立了一個流程來控制支出時，你就可以在出現(xiàn)意外成本時及時處理，與預算審批人建立信任，并為成功的項目建立可靠的記錄。